1.揽货
揽货是指航空货运代理为争取更多货源，向进出口公司或有出口经营权的企业进行营销的过程。揽货是出口国货运代理业务的核心和其他各项业务开展的前提，货源是否充足、客户是否长期稳定直接影响着货运代理企业的经营效益和长期发展。因此揽货人员需要及时向客户介绍本企业的业务范围、服务项目、各项收费标准，尤其是其服务优势和优惠运价；积极开展增值服务，为客户制定个性化的物流方案，提升竞争优势；同时货运代理企业应举全公司之力创建并维持良好的客户关系。
2.接受发货人委托并审核单证
航空货运代理公司与发货人就出口货物运输事宜达成意向后，向发货人提供其所代理的航空公司的“国际货物托运书”。发货人根据发货情况填写国际货物托运书，并加盖公章，作为发货人委托货运代理承办航空货物出口运输的依据。发货人填妥国际货物托运书后，连同合同副本、发票、装箱单以及海关、商检所需要的单证一并交给货运代理，货运代理审核相关单证无误后，据以办理货物出口运输的相关手续。如果相关单证内容有误，则可以拒绝接受托运。
3.预配舱、预订舱
货运代理汇总客户委托(预报),根据航空公司不同箱板的重量和高度要求，计算各航线货物的件数、重量和体积，并制定预配舱方案。之后，货运代理根据预配舱方案，按照航班班期向航空公司预订舱位。由于此时货物还未进入货运代理仓库，而实际货物的件数、重量和体积可能和预报有所差别，因此需要在接受货物后对配舱再做调整。
4.填写航空货运单
货运代理根据国际货物托运书填写航空货运单。航空货运单分为航空主运单和航空分运单。航空主运单由航空运输公司签发，是航空运输公司据以办理货物运输和交付的依据，每一批货物都有对应的航空主运单。在集中托运的情况下，除了航空运输公司签发主运单外，货运代理(集中托运人)还要签发航空分运单。航空分运单是指货运代理在办理集中托运业务时签发给发货人的航空运单。
5.接收货物
接收货物是指航空货运代理从发货人手中把即将发运的货物接过来并将其运送至自已仓库。对于通过空运、铁路或公路运输从内地运来的货物，货运代理按照发货人提供的航空(铁路或公路)运单、接货地点和接货日期，代表发货人提取货物；如果货物在始发地已办理了出口海关手续，发货人应该同时提供始发地海关的关封。接收货物时，根据发票、装箱单清点货物核对货物品名、数量及唛头是否与航空货运单一致，并对货物进行过磅和丈量。
6.做标记和贴标签
标记是指在货物包装上填写的有关事项与记号，包括托运人和收货人的姓名、地址和联系电话，合同号以及操作注意事项(如小心轻放、防止暴晒、易碎、防潮等)。标记一般由托运人书写，因此以发货人为托运人时由发货人书写；集中托运时由作为集中托运人的货运代理来书写。
标签是说明航空运单号码、件数、重量、始发站、目的站、中转站的运输标志。标签分为航空公司标签和分标签。航空公司标签上三位数字代表航空公司代号(如国航999、南航784),后八位数字是总运单号码。分标签是货运代理对有分运单的货物出具的标签，上有分运单号码和货物到达城市或机场的三字代码。需要注意的是：一件货物贴一张航空公司标签，有分运单的货物再贴一张分标签。
7.配舱、订舱
货物入库后，货运代理核对货物的实际件数、重量、体积和托运书上预报数量的差别，按照各航班的机型、箱板型号、高度、数量重新配载，制定配舱方案。对于货物晚到、未到或者未能顺利通关放行的货物做相应调整，这一过程一直延续到货物交付给航空公司为止。
订舱指货运代理将所接收的货物向航空公司正式提出申请并订妥舱位。订舱时，货运代理按照发货人要求选择最佳航线并争取优惠运价。订舱后，航空公司签发舱位确认书并出具集装器领取凭证，表示舱位订妥。
8.代理报检、代理出口报关
货运代理填写“中华人民共和国出人境检验检疫出境货物报验单”,到当地的出入境检验检疫局进行报检报验。订舱与报验结束后，货运代理填写“货物出口报关单”并随附航空货运单等相关运输单证和检验检疫单证货运代理向出境地海关办理货物出口手续。
9.提板(箱)、货物装箱(板)
一般情况下，航空货物运输均以“集装箱”、“集装板”形式装运，除了体积为2立方米以下的小件货物交由航空公司拼装外，体积大于2立方米的大宗货或集中托运拼装货均由货运代理装板装箱。因此货运代理在订舱取得航空公司出具的集装器领取凭证后，向航空公司提取集装板(箱),并领取相应的塑料薄膜和网。领取集装板(箱)后，货运代理可以在自己的仓库、场地装板(箱),也可以在航空公司指定的场地装板(箱)。
10.签单并交接单、货
航空货运单在盖好海关放行章后，需到航空公司签单，其目的主要是审核运价是否正确，货物性质是否适合空运，危险品等是否办妥了相应的证明和手续。航空公司签单确认后，货运代理向航空公司办理交接手续，即向航空公司交单、交货，并由航空公司安排运输。
交单是指将随机单据(航空运单正本第二联、发票、装箱单、产地证明、品质鉴定书等)和承运人留存的单据(航空运单正本第一联)交给航空公司。交货是把与单据相符的货物交给航空公司，大宗货、集中托运货以整板(箱)称重交接，零散小货按票称重计件交接。航空公司审单验货后，将货物存入出口仓库。
11.航班跟踪、信息服务
货运代理将单、货交给航空公司后，货物很可能因为航班取消、延误、故障、改机型、错运、倒垛或装板不符合规定等原因不能按预定时间运出，因此货运代理从单、货交给航空公司开始就需要对航班、货物进行跟踪。
货物出运后，货运代理需及时向发货人传递运单号、航班号、出运日期等发运信息，并随时提供货物在运输过程中的相关信息。同时，货运代理将发货人留存的单据(如航空运单正本第三联、加盖海关放行章和验讫章的出口货物报关单、出口收汇核销单等)交于发货人。并且，货运代理需要将航空运单副本、航班、件数、重量、品名、实际收货人及其地址、联系电话等内容通过传真或E-mail形式传递给进口国货运代理，这一过程称为预报。
12.费用结算
费用结算主要涉及货运代理与发货人、承运人和进口国货运代理三方面的结算。货运代理向发货人收取航空运费、地面运费、各种服务费及手续费(代理报关、报检等费用)以及代理费用。货运代理向航空公司支付航空运费，并向其收取代理费用(作为航空公司代理的情况)。
出口国货运代理与进口国货运代理结算涉及付运费和利润分成，在到付运费情况下，出口国的货运代理为(进口方)收货人垫付运费，因此进口方货运代理在将货物移交收货人时应收回到付运费并将有关款项退还出口国货运代理；同时，出口国货运代理将利润的一部分(代理费用)分给其进口国货运代理。由于航空货运代理之间存在长期互为代理协议，因此他们之间的结算一般不采取一票一结，而采取应收应付相互抵消，在一定期限内以清单冲账的结算方式。
