外勤业务员在完成船舶现场代理业务时，应该全面了解和掌握每一艘船舶自己所要完成的业务范围，准备好所需要的表格、单证。因此，外勤业务员在船舶抵港前应该做好以下准备工作：
1.及时査阅与委托方、船方有关的来往函电，认真阅读货物、船_舶资料以及其他有关记录，了解掌握有关船舶港口使用费总体情况及费用要求等情况，掌握船舶的国籍、委托方，船舶抵港吃水、来港、开往港、船员情况，挂靠本港的主要任务和委托方的委办事项等
2.确切掌握船舶的营运性质、运输合同和贸易合同的有关条款。
3.及时了解和掌握船舶进港、靠泊、离港和作业计划的安排情况，对需要进行扫舱、检验或补充物料的船舶，应及时与有关方联系，了解其准备情况。
4.备妥船舶进口、出口所需的表格单证。收齐绘制出口货物积载计划所需的
材料，以便船舶抵港后能立即协助船方尽快绘制出正式积载计划。
5.解掌握有关船舶港口使用费情况及费用要求等情况。
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