备用金是指委托方或第二委托方预付给船舶代理人的用于支付船舶在港期间所发生的费用、船员借支、代理费以及处理有关特殊事项的备用款项。在班轮运输代理中，由于船舶代理人与委托方建立的是长期代理关系，船舶代理人一般代收运费，因此船舶代理人通常不要求委托方预付备用金，双方在一定的期间内结算。因此船舶代理人要求委托方预付代理费一般出现在不定期船代理中。在不定期船代理中，除另有协议或特殊情况外，代理人不垫付船舶在港发生的费用，在代理关系建立后，委托方或第二委托方必须及时将备用金汇至代理人处，否则由此造成船舶延误和其他损失或费用均由提出委托的一方负责。
(一)备用金的索汇
备用金的索汇工作直接关系到船舶进港作业的安排和离港后的财务结算。
备用金索汇的原则：为防止索汇的备用金不足以支付船舶在港发生的各项费用，通常索汇的备用金会充足一些。但是，如果备用金超出船舶在港发生的费用，多余的备用金还要退还给委托方，因此会增加委托方的成本。因此，备用金的索汇不能少，否则代理人要再次索汇不足部分，但也不能过多。原则上应在考虑船舶吨位、船舶装卸货物的数量、船舶停泊情况以及特殊委托办事项基础上，及时和略有宽裕地索汇备用金。
(二）索汇步骤
首先要明确委托方和索汇对象。船舶代理人索汇时，首先应明确委托方和索汇对象。委托方负责承担船舶港口费用，船舶抵港前应由委托方委托船舶代理人，一般委托方最迟在船舶离港前应将备用金汇至代理人指定账户，当然也可用支票或现金的方式。如果代理人对索汇对象不明确，则应根据具体情况判定委托方。
其次要估算备用金。备用金的数额是代理人根据船舶总吨、净吨等船舶规范和装卸货物的种类、数量等货物资料以及船舶的特殊事项如船舶的加油、加水、供应伙食、船员遣返以及船舶吨税执照是否有效等估算出来的。因此估算备用金前必须清楚以上事项和与估算港口使用费有关的其他事项。对于建立长期代理关系或经常有业务往来的委托方，由于双方在长期往来中，相互间已有了较好的业务往来关系，对经营和财务经济状况已有了较好的了解和信任，而且代理人可以按需要随时提出增汇，所以委托人只需要预付可供船舶逐航次使用的适当数额的备用金即可。可是，对于初次来港或不经常来港的船舶，应略有宽裕地估算备用金，索汇项目必须逐项分列清楚，将开户银行及账号告知对方，以免项目笼统或汇款银行不详而反复査询，影响备用金及时送达。
索汇项目基本上可分列为四大类：
(1)港口费用：包括港务费、引水费、拖轮费、护航费、系解缆费、停泊费、装卸费、理货费、检疫费、围油栏费、航道护航费、通讯费、杂费；
(2)吨税；
(3)垫、隔物料及船舶备品；
(4)船东费用：包括船员手续费、船员交通费、船员登陆证费、船员住宿费、船员医疗费、船员邮件费、船员通讯费、淡水费、燃油费、修船费'检验费、船长借支、伙食费、交通费、银行手续费。
其中燃油费、检验费可能需要根据租约要求分账。
最后安排索汇。船舶代理人收到委托方的委托函电后，在复电确认接收代理的同时，向委托方或有关方索汇备用金。如果船东或租船人委托代理人同港口签订滞期/速遣协议，除委托方同意外，索汇项目中不应包括滞期/速遣费。对于载运出口货物的船舶，如果委托方要求船舶在港口所发生的有关费用从承租人支付的租金或运费中予以扣除时，代理人应立即联系承租人予以确认。索汇时应査明对方是否在本公司账上有余额或欠款，如有余额，应从估算的备用金总额中扣除余款，如有欠款，应同欠款一起索汇。一般情况下，索汇后要密切注意委托方或其他有关方是否已汇出以及汇出多少。如果船舶到港后，备用金还没有到账，船舶代理人要及时催促委托方汇付。原则上，备用金到账后，才安排离港。
