不管是应邀参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，商务人士应事先与对方联系，把活动的时间和地点约好，以便做好日程安排。另外如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者什么时候登门拜访对方，这些细节问题商务人士都要事先考虑好。具体来说，在商务旅行之前，要做好以下几项工作。
1.做好日程安排
是坐火车去还是乘飞机去？什么时间出发最合适？除去参加研讨会（或洽谈业务），还有没有其他事要办？还有没有其他东西要准备？对于这
些问题，商务人员最好预先拟一个提纲，做好日程安排。安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。还应了解一下对方所在地的环境、气候、街道等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。
2.预订车票（或机票）
各公司对职员的出差待遇都有不同的规定，比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的，因此，商务人员在预订车票和机票之前，一定要弄清自己出差时能享受哪一级的待遇。
在准备预订车票（或机票）的时候，一定要査用最新的列车时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上。
为了预防意外，在日程表上要注明其他可行方案，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。
3.联系住宿
如果去旅行的地方有子公司或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么特别的情况，就不要去找自己的客房或代理商，因为你一去找他们，他们就会热情地邀请你们住到他们那里去。
4.随身携带的用品
一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本电脑、活动日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。但是，在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带，带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。
5.注意事项
（1）动身当天，要最后检査一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生，因此，如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问_下当天的航班情况。
（2）动身之前，一定要再仔细检查一下是否有什么东西忘记带了，如果有，这时曲得及补上。
