晚会以邀请来宾观看文艺节目为主要内容，是商务人士重要的交流、交往方式。因此，组织者在筹备晚会时，要注意主旨、形式、节目、场地、人员安排等几个方面。
1.主旨
晚会要釆用积极上进的主题，要用优美的表演娱乐人，用高尚的情操
陶冶人，用时代的精神鼓舞人。在选定晚会的形式与内容时，要注意晚会演出的节目要有明确的主题、健康的内容，要体现出文明、健康、积极向上的精神。
2.形式
晚会要开好就必须精心选择与主题相适宜的形式,选择晚会的具体形式时，_要注意它与主题是否协调，二要兼顾自身的实际能力。
3.节目
晚会的具体形式确定下来后，要立即从事节目的准备工作，主要有节目的编排、节目的落实和节目说明三项内容。节目编排应提前确定晚会举行的时间长短，并据此排定文艺节目。综合性晚会以一到两个小时为宜，每个节目以五到十分钟为宜并且每个节目之间要留下充分的间隔时间。节目落实是指在节目确定下来后，令每个节目都有专人负责，并要求其尽量多加排练，务求精益求精。节目说明是指在举办大型晚会时，要为其印制专门的说明书，每位来宾应人手一份，有外宾参加的晚会，说明书应以中英文对照的形式印制。
4.场地
晚会场地又可被分为演出场地与观众场地，两种场地也有不同要求。
（1）演出场地要尽量方便演员表演，同时便于观众观看。
（2）观众场地是专供观众观看演出的地方。选择观众场地时，既要使之服从于演出场地的选择，又要认真对待其安全与容量等两大问题。需要观众自带座椅时，应要求其以单位或部门为单位列队入场，并提前确定其具体区域和进行区域划分，使其在指定处就座。
5.人员安排
晚会的演职人员必须进行精心挑选与认真安排，特别要注意对主持人、演员以及舞台协调人员的选择。
⑴晚会的主持人，往往又被称为晚会的司仪或现场报幕员。主持人的现场表现如何，往往会对观众的情绪产生很大的影响。主持人一般由一到两人担任，要求形象佳，口齿清楚、音色悦耳，富有激情、善于应变。
（2）选择演员，不仅要看其演技、人缘与知名度，也要兼顾其艺德、台风、责任心以及年龄、身体状况等。必要时要预备上几个“替补节目”,
以防止个别演员缺场，使演出被迫中断。
⑶舞台协调人员是晚会的总指挥与总调度，他的指挥和调度是一场晚会取得成功的重要保证。舞台协调人员要头脑冷静、果断、经验丰富且善于组织。
