在日常生活里，商务人士为其他人代接、代转电话的事情也是时有发生的。代接电话不仅是帮忙叫人或记录来电者姓名和电话号码，它实际是一个如何处理好自己与来电者、自己与要接电话者之间关系的重要表现。因此代接电话需要一个职业性处理。代接电话时，尤其需要注意以下几个方面的要求。
1.尊重隐私
在代接电话时，千万不要热心过度，不可充当什么“包打听”，向发话人询问对方与其所找之人的关系，以及“打破沙锅问到底”的无礼纠缠。如，“请问，王先生在吗?”王先生的爱人听到电话里一个年轻女士的声音找自己的爱人，立刻提高了警觉：“你是谁啊？哪个单位的？你找他有什么事吗？你怎么知道我们家电话的？”打电话的女士一听对方爱人刨根问底，而且觉得这种问话方式简直是在污辱自己，她马上说：“没什么事，不用找了!”
在代接电话时，要明白自己是个媒介，不该说的话一句也不多说，不该问的话一句也不多问，千万不要无中生有、画蛇添足，以致闹出不快来。当对方请求你转达某事给某人时，要严守口风，切勿随意扩散，广而告之，辜负了他人对自己的信任。
当别人通话时，要根据实际情况，或是埋头做自己的事，或是自觉地避开，千万不可故意侧耳“旁听”，更不要没事找事，主动插嘴，这种热情主动的“参与”是对他人隐私不尊重的表现。
2.以客气的方式叫人
很多人在拿着话筒时，通常会比较注意自己的语言，会说“您找哪位？请您稍等。”放下电话找人时，往往忘了对方也能听见，变得随心所欲。如，小秦接到一个找赵姐的电话，大声地招呼赵姐过去接电话：“赵姐，你的电话，是个男的。”整个办公室的人都听到了有个男的找赵姐，大家都抬起头来看着赵姐，赵姐非常不好意思地过去接电话。
当对方在电话里听到这些内容时，会感到不愉快。因此转接时，要同样用客气的方式叫人，或者应该用手捂上话筒，注意隔音。
3.做好电话记录
倘若被找的人不在，应在接电话之初立即相告，并可以适当地表示自己可以代为转告。表示自己可以“代为转告”的意思时，应当含蓄一些，例如，“需要我为您转告的话，请讲”。不要一开口就说：“你要找的人不在，你有什么事情，可以告诉我，我一定会……”
对对方要求转达的具体内容，最好认真做好记录。记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概要说什么事（如果对方不愿意不必强问）、对方有什么要求（一看到字条马上回电话，还是晚上再打电话等）等。在对方讲完之后，还应略微把要点重复一下，以验证自己的记录是否足够准确，免得误事，因为一旦代为转达，你就要为此负责任了。
4.传达及时
接听寻找他人的电话时，先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题，以确保传达时的准确。
若对方所找的人就在附近，应立即去找，不要拖延；对方要找的人不在，可先以实相告，然后再问“您有什么事情”，切勿“本末倒置”，否则可能网方产生疑心。
若答应发话人代为传话,则应尽快落实，不要置之脑后，或是存心拖延时间。
不到万不得已时，不要把自己代人转达的内容，再托他人转告以避免传话内容走样和耽误时间。
5.不要轻易透案手机号码
代接电话时，如果来电者要找的人不在:对方询问手机号码时，转接者一定要经过要接电话者的同意才能把手机号码告诉对方。否则可能严重干扰到要接电话者的工作或生活。
