企业业务往来的增加，对外交往面的扩大，将会使企业的接待工作越来越重要。为了表现出良好的礼仪及风度，为了表示己方的热情和重视,在迎接宾客到来之前，需有充分的计划及准备。
1.人1W次
来访的客人，有的是主动而至，有的是接受本企业的邀请而至。不论客人是主动的还是被邀请的，商务人员都应了解他们的基本情况，以便进一步颇接待工作。
一般而言，需要了解的客人情况包括：来访的目的、要求；来宾的人数、姓名、性别、职务；来访路线、交通工具，抵达和离开的具体时间；会谈的内容，参观的项目；来宾的生活习惯、个人爱好、饮食禁忌等。
2.确定接待规格
在商务活动中，接待规格的高低主要表现在安排活动的多少、场面规模的大小、招待的档次、迎送陪同人员职务的高低等方面。
确定接待规格应根据来访客人的身份、到来的目的、来访性质、时间长短以及本单位的情况等综合因素考虑。
3.償好日程安排
日程安排的项目，具体应包括迎送、宴请、会见、会谈、晚会、参观、下榻宾馆等。日程力求详细具体、一目了然，确定后，应译成来访客人使用的文字，打印好，以供双方使用。在做日程安排时，商务人员还应考虑到来访客人的愿望、风俗习惯、宗教信仰等。
4.准备好相关材料
当客人到来之前，应先将各种相关资料配备妥当，不可在客人已经来了才慌慌张张地找寻，这样会给人一种不专业的感觉，并认为你缺乏对客人的尊重。
通常，需要准备的相关材料包括公司的宣传简介、餐厅的菜单、商店销售的商品及使用说明等。为帮助客人尽快熟悉当地环境，可准备一些有关资料提供给客人査阅，如城市简介、交通图、游览图等。
此外，还必须备有充分的介绍本公司机构、历史、宗旨、服务项目等资料的宣传品，以便随时赠送给客人。
5.布量接待环境
办公室是具有接待职能的商务组织机构，它是连接商务组织与公众关系的枢纽，也是体现商务组织管理水平和精神面貌的窗口。接待工作一般在办公环境中进行。办公室接待，是塑造商务组织形象，搞好商务公共关系的重要一环。
对于有条件的公司来说，可在办公室旁附设接待室。接待室分中式、酉式两种，中式一般洁净、朴实、方便，具有传统文化等风格；西式接待室一般要求光线和色彩的柔和、深沉、高雅、豪华格调，室内应配备必要的通信设备、音响设备、宣传资料、接待用品。无论中式还是西式，接待室都要注意空气清新，保持适宜的温度和湿度。
6.相关接待的准备
接待来访者的地方应备一部电话，以便接待中在谈及有关问题需要询问其他部门时，可立即打电话。一台复印机也是必不可少的，以便当来访者索求有关资料时，或主动提供有关资料时輝时应付。
接待办公室除了安放一般办公家具、文具用品之外，还应有存放各种档案资料的柜子，用以存放员工生日、籍贯、工资、家庭情况的档案、公司股东、客户来信和其他档案等。
除此以外，挂一面镜子，提醒工作人员随时整理自己的头发、衣饰，以保持整洁优雅的仪表和风度。
