(1)确定宴请规格和范围。依据宴请的目的、性质、主宾的身份、国际惯例等,确定宴请的规格和范围。
(2)邀请。向对方发出邀请时应注意:邀请一般均发请柬,亦可手写短笺或电话邀请,不论以何种形式发出邀请都应诚心诚意。发出邀请时,应向对方明确说明时间、地点。时间、地点的选择应对双方都合宜,不要选择在对方的重大节日、有重要活动或禁忌的时间。例如,对信奉基督教的人不要选择13号,更不要选择13号又是星期五;伊斯兰教在斋月内白天禁食,宴请宜在日落后进行。外事宴请时,可事先与对方商定后再发出请柬,请束一般提前一至两周(有的地方须提前一个月)发出,以便被邀请人及早做出安排。
(3)礼宾次序的安排。外事宴请时,礼宾次序的安排恰当与否关系到对客人的尊重程度,甚至会影响两国政治关系,也影响本国本民族的国际形象。应按礼宾次序安排的国际惯例规则并结合本国本民族的特点做出妥当的安排(礼宾次序安排的规则及要求参见前述)。总的原则是既要按礼宾次序原则做出安排,又要有灵活性,使席位的安排有利于增进友谊和席间的交流方便。我国外事宴请时,席位名单的惯例写法是:中文在上,英文在下。
(4)菜单的制定。宴请时的菜单制定应以客人的喜好和禁忌为主,而不是以主人的口味为主。可经主管人同意后印制菜谱,每桌分发一两份,并应向客人推荐特色菜,征询客人是否愿意品尝。要注意菜的荤素、营养、时令与传统,以及菜肴与酒水、饮料的搭配,力求适当、合理。地方宴请时,宜以地方食品、名酒招待来宾。




