谈判过程中的礼仪有哪些?
(1)开局阶段。这一阶段是通过与对方的见面相识,力求建立密切、友好的人际关系,共同为谈判创造一个和谐友善的氛围。对人员进行介绍时要落落大方,介绍完毕要相互握手。在称呼、介绍等礼节方面要尊重对方的习俗,不可勉为其难。为了消除双方的陌生感,一般都以中性话题开头,如天气、时势、新闻、个人爱好、共同爱好等,以此缩短感情距离。
然后,双方进行概述。概述是一个真正认识谈判对手及其意图的投石问路的时机,应以简明扼要的方式,让谈判对手了解自己的谈判意图和目标。说明观点时要简短明了,语气轻松,不要拐弯抹角,也不要和盘托出。同时,另一方在对方概述时要认真倾听,并注重记录和分析。总的说来,双方发言时要平分秋色,不要突出表现一方,这是失礼的,同时也存在着“言多必失”的问题。
(2)明示阶段。明示阶段标志着谈判已经进入了实质性问题的磋商、洽谈,谈判双方各自陈述自己在本次谈判中的立场、目标、要求及意图等。陈述时要注意,该说的一定要说清楚,说准确。不该说的则一点也不能说,以免暴露出自己的内心世界和商业秘密;否则,对方一旦了解了你的动机、权限及最后期限的信息,对你的谈判就会造成相当不利的影响。因此,在这一阶段要注意学会“听”的艺术,注意观察对方在陈述过程中的潜台词和心理变化、体态等,多把握些对方的动机、权限、最后期限等,以争取主动权。
明示阶段因为要各自提问题、摆意见,这样就很容易发生分歧,矛盾就摆到了桌面上。如果操作不当,有可能刚才还很友好、轻松的谈判气氛一下子就变得紧张起来,充满火药味,甚至有可能立即爆发。所以要注意说话技巧和谈判礼仪:①提问前最好能先列一个提纲,越详细越好,做到条理清楚、逻辑性强,在气势上给对方形成一种无形的压力。②遣词造句的文字表达要斟酌准确,避免出现引起误解的语句和体态语。③查问时要注意语气的平和亲切,不能把查问变成了审问或责问,以免引起对方的反感。要注意观察对方的反应和现场气氛,不应出现导致对方愤然离开谈判桌的查问。④提问如果得到对方的回答,应认真倾听,不能随便打断对方的话,这是很不礼貌的。在对方回答完毕后,应表示感谢,使整个现场显得彬彬有礼。
(3)较量阶段。这是整个谈判过程中最紧张、最关键也是最困难的阶段,双方在已经知道了对方谈判目标和意图之后,都明白了问题的关键所在。因此,面对这一关键,双方为了各自达到目标、获得利益,都力图说服对方,使对方了解并接受自己的意见,而改变或放弃他们原本的目标或要求。这是一个矛盾白热化的阶段,展开辩论是在所难免的。在开展辩论时要注意以下几点:①语言要文明,切忌情绪激动、无理纠缠、强词夺理、抓辫子、戴帽子、打棍子、讽刺挖苦、人身攻击,体态要稳重,不要手舞足蹈、面红耳赤。②论据有力、条理清晰、表达严密、言辞简洁、突出重点,不要离开双方关注的主题而搅乱谈判的正常进行。③“九备一说”,在谈判桌下,要花九分的力气去准备,谈判桌面上的口语表达仅需一分精力,不能打“无准备之仗”。④“穷寇莫追”。当对方经过一轮交锋后,因失败而做出一定让步时,不能乘人之危“直捣黄龙”,进一步提出让对方难以承受的要求,这必然会导致谈判的破裂,使自己前功尽弃,事与愿违。
在谈判交锋的过程中,一旦出现冷场,会议主持人应迅速找出冷场的原因所在。如果出现的问题很棘手,无法达成共识,可暂时转换话题;同时应尽量缩短冷场时间,不宜超过3~5分钟。会议主持人要主动插话,即兴发挥,调节洽谈气氛。但插话要求是开拓性的,而非结论性的。如果交锋双方一时无法统一意见,互不相让,走进“死胡同”,出现僵局,可采取迂回进行、求同存异、暂时中止等措施,以克服谈判障碍。
(4)妥协阶段。谈判本身具有互利性,参加谈判的双方都应通过谈判获利,一方全面取胜、另一方一败涂地是不符合谈判礼仪要求的。为了通过谈判达成协议,在较量的基础上,双方都应抱着精诚合作的态度,在坚持自己必须达到的目标的前提下,可以通过向对方做出某种妥协、让步的途径,使谈判获得成功。可以说,让步是谈判的技巧,也是获得谈判成功的最好办法,由此可见妥协阶段在整个商业谈判中的地位。
不过,并不是说为了能与对方签订协议,可以不惜牺牲自己的利益。究竟在哪些方面可以做出让步,退让到何种程度,以什么样的形式表现出来,让步以后希望获得什么回报等,都是事先考虑成熟的,切忌做盲目的让步。一般说来,事先确定的谈判目标中那些乐于达到的目标,可以作为让步的筹码,在达成自己某一点成功时做出放弃。当必须做出重大让步,如果不这样的话就有可能导致谈判失败的时候,那些希望达到的目标也是可以抛弃的,但最终目标是一定要实现的,否则,宁可谈判破裂。让步时一定要采取这种“步步为营”的战略。
要记住,妥协、让步一旦做出就不要再反悔,要珍重信誉,重视自身形象。
(5)签约阶段。这是谈判的最后阶段。谈判双方经过几个阶段的较量之后,终于达成共识,并用协议的形式予以确认,使之合法化,受到法律的保护。到这一阶段,谈判才真正获得成功。
签约阶段应将一切洽谈的结果见诸文字。协议的文字要简洁,表达要准确,以免以后出现不必要的争端。不能要求“速战速决”,轻易就在对方拟订的协议上签字,应进行认真的检查,对不同意见要及时商讨。商讨时要对事不对人,每一次商讨都应确定一个具体的目标,进行有目的的商讨。商讨时态度要诚恳、现实,协议签字后要经过公证部门公证。




