社会生活中的人际关系，有工作关系，有亲属关系和朋友关系，这些关系都在不停地交往和联络着。在这些关系的交往中，不免要打电话联络，怎样才是正确的给对方打电话和接电话的礼仪，应该懂得这些电话联络的礼仪，才能让沟通愉快而顺畅。
打电话.是人际交往中必然的环节。打电话需要有准备：这次打电话的目的和原因是什么?是告知对方某事，或是有求于对方，或是节日问候等等?根据打电话的不同目的.作出相应准备。
(一)重要电话要做好准备
(1)准备一份备忘录，内容涵盖电话中谈论的重点。
(2)将谈话处理程序在脑中预先练习一遍。
(3)打电话时·要把所有相关的资料放在手边
(4)虽然你做了准备，你仍有可能会出现准备不到的问题，可以承认准备不够，以便继续协商。
(5)集中精神.通电话不可以一二用
(6)最后·总结协商结果以便将来参考
(二)打电话过程的礼仪
1.先报单位名称或者姓名
打电话之所以讲究礼节是因为在“不晓得是谁会接到电话”的前提下.一定要秉承"无论在什么场合都要彬彬有礼”的原则。“喂.××公司吗?麻烦请转营业部的王兵先生。’不少人在打电话时，都像上述般不先说出姓名.这应该是属于一种习惯，可能这个人长年累月打电话到该公司，这也算是一种亲密的表现。但另一种可能是对方是自己的晚辈.或者在商业场合居于下位等·自己无意识地反映出某种心理状态而不先说出姓名，通常这种情形打电话的人是不会觉察的。其实.不能一开始就以很熟稔的态度应对·而是应该先报出姓名·确定对方是谁后才开始展开适当的对话。
在确认对方身份之前，要说明自己身份.方式有两种。一种是可以不报个人名字，只说“这是××公司的XX部的工作人员”就够了。这种情形下通常电话的内容纯属事务性.几乎跟个人无关，不过这种场合在最后还是得报上自己的名字，这是为了让对方清楚职责所在。另一种是连名字都说：“我是××公司的王兵。”这种时候电话内容跟个人就有关系。如果省略掉公司名称，很可能会带给对方困扰。本来应该说“××公司的王兵”,却只说“我是王兵”,这样说的前提是对方熟悉，或者全体在场的人都熟悉，如果不是，是不恰当的。
2.征求别人同意
我们打电话给别人，可以说是突然造访，这一点可千万别忽视，否则会让人感到很失礼。叙述事情时，理所当然要简洁扼要，可是在叙述前还要体贴地先问一下“现在方便讲吗?”待确认了对方的方便后，才可开始叙述事情的内容。一般打私人电话的礼节是尽量避开早上8点以前及晚上10点以后的时段。不过工作电话若没什么特别的事，打电话的时段最好在上班时间内，当然有时也得视事情的内容而定。无论如何，重要的就是要考虑到对方是否方便。虽然打工作电话应该尽量在上班时间内，但就像刚才所提到的，电话是你主动打去的，不能毫不顾虑到对方的方便，如果是简短的还好，若是需要花点时间的电话，就必须确认对方的方便与否。如果刚好碰到对方正准备出门，自然会变得草率，结果造成打电话的人必须于事后再打一次。为了避免这种情形发生，所以在陈述事情之前，最好先确认对方是否方便。
3.说话注意顺序
根据统计，有八成的电话是在三分钟(平均2分40秒)内完成的，这说明只需要三分钟，就可以把要讲的话说完。如果同时有几件事要讲的话，最好先整理成简洁的要点备忘，如此才能迅速且不发生错误，这是使用电话的重点。在电话中不应该讲得太久，最好还是尽量缩短在几分钟内把它完成，喋喋不休絮絮叨叨不但惹人烦，而且会损害公司的形象。
举例说明，有个银行员工必须转告在××公司负责会议的S先生，昨天忘在银行的伞目前正由他保管的事，同时还有从×公司汇进了100万元，必须确认该笔钱是要存入综合还是活期账户里。备忘录总共有三件事：(1)忘在银行里的伞。(2)有一笔从×公司汇进来的100万元。(3)如何处理这笔汇进来的钱。就这三件事打电话，就事情的重要性而言，其顺序应该是(2)、(3)、(1)。正确的打电话可以是这样，先打招呼、问候，然后马上切入正题：“×公司汇进了100万元，不知道这笔钱要存入综合账户，还是要转活期账户?是的，那么在转活期账户后……还有昨天您把伞忘记在银行了，我先暂时保管着，等您方便时再过来拿好了。谢谢您的惠顾，再见。”
4.内容避人耳目
打电话时一是不要大声嚷嚷，以免显得粗俗；二是谈话内容不要涉及隐私。工作场合的电话，应尽量避免提及私事，是一般人应具备的礼貌常识，有的通话内容是不应该在同僚或是上司前公开谈的。即使是谈正事也一样，必须互相考虑到对方的周遭可能有人正竖耳倾听谈话的内容，所以通电话时，不管内容上是多么的简洁扼要，如果没有这份替对方设想的体贴，仍然不算是打电话高手。
譬如说，负责接待的A先生与接受邀约的B先生，用电话联络时：A:“昨天晚上谢谢您赏光。”B:“哪里哪里，我也要谢谢你。”(因B先生留意到周围情况不适宜谈话，因此回答得很冷淡。)A:“(压低声音)怎么样?那家店还不错吧?”B:“嗯，是啊，工作上总算告了个段落”……(不愿意正面回答，有意岔开话题。此时A应该见好就收。)A:“你还在装呀，如何”明天再去捧场?”(强调的语气)B:“明天不太方便，我再跟你联络。”B先生因为意识到自己公同里的人就在电话周围，而且办公室是比较安静的场所，所以无法畅所欲言，相对地A先生却很随便.这就是A先生违反了应有的礼节。
5.说明难懂词汇
电话只是利用声音在做传达.所以除了迅速、简洁之外，务必要求正确。因此一定要养成若有不容易懂的词汇时，一定要有附加说明的习惯。首先在说话时，必须注意下列事项：尽可能使用易懂的词汇，避免生僻词汇，造成不必要的解释。发音要清晰，遇有同音字要主动说明，如“我姓张.弓长张”。若有不易懂的词汇应加上说明。一般说来，不易分辨的词汇同时出现的情形并不多见，可是在工作场合上只要听错一个字，就很容易带来极大的损失，这种例子屡见不鲜。为了避免发生类似这种错误，在电话的交谈中.对于难懂的词双方一定要做到重复确认才行。
