(一)涉外宴会的形式
宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。其隆重程度、出席规格以及菜肴的品种与质量等均有区别。一般来说，晚上举行的宴会较之白天举行的更为隆重。
1.国宴这里就不作介绍了。
2.正式宴会不挂国旗，不奏国歌，有时可安排乐队奏席间乐。宾主均按身份排位就座。许多国家正式宴会十分讲究排场，在请柬上注明对客人服饰要求。他们对餐具，酒水、菜肴道数、陈设，以及服务员的装束、仪态都要求很严格。
我国在这方面做法比较简单，如有条件，餐前在休息室稍事叙谈，通常上茶和汽水、啤酒等饮料，如无休息室也可直接入席。席间一般用两种酒，一种甜酒，一种烈性酒。餐后不再回休息室座谈，亦不再上饭后酒。
3.便宴即非正式宴会，常见的有午宴、晚宴，有时亦有早上举行的早餐。这类宴会形式简便，可以不排席位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。西方人的午宴有时不上汤，不上烈性酒。便宴较随便、亲切，宜用于日常友好往来。
(二)涉外宴请的准备工作
宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以为某一件事。
第一，确定邀请的名义和对象。
其主要依据是主、客双方的身份，也就是说主客身份应该对等。
第二，确定邀请范围。
邀请范围是指请哪些人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来作陪。
第三，草拟具体邀请名单。
被邀请人的姓名、职务、称呼、以至于对方是否有配偶都要准确。双边活动尤其要考虑政治关系，在政治上相互对立的国家是否邀请其人员出席同一活动，要慎重考虑。
第四，确定宴请形式。
宴请采取何种形式，在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说，正式、规格高、人数少的以宴会为宜，人数多则以冷餐会或酒会更为合适，妇女界活动多用茶会。
第五，选择宴请地点。
官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模形式、大小、主人意愿及实际可能而定。
第六，发送请柬。
请柬一般提前一周至二周发出，以便被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬。请柬的内容包括活动形式、举行的时间及地点，主人的姓名等内容。请柬行文不用标点符号，所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。
(三)涉外宴请的座次安排
在宴请外宾时，必须明确一点，不是为吃而吃，更重要的是要表达出对外宾的尊重，创造出一种有利于宾主双方进行进一步交流的气氛。所以，可千万不要小看了就餐的座次安排这项工作，考虑不周全、座次安排不妥当，轻则会惹得当事人不高兴，重则可能引起国际纠纷。所谓“外交无小事”,即使在就餐座次上，也要多花些心思，精心安排，以显示作为东道主对外宾的尊重。
在国际惯例中，在就餐时排列桌次，通常讲究采用圆桌，并且各桌的就餐者宜为双数。在正式的宴会厅内安排桌次时，应遵循以下五大原则，即“面门为上”,“居中为上”,“以右为上”,“以远为上”,“临台为上”。其实，为了避免届时因外宾坐错了座位而产生不快，隆重的大型宴会可以在各餐台座位前预先摆放座位卡，所发请柬上则标明与宴者的台号，或由司仪导入，或持柬按图索骥、对号入座，这样就不容易出差错了。
国际惯例是桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低，桌数较多时，要摆桌次排。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。外国人习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人的右主方，主宾夫人在男主人右主方。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话。
礼宾次序是排席位的主要依据。在排席位之前，要把确认出席该活动的主、客双方名单分别按礼宾次序开列出来。多边活动需要注意客人之间的政治关系，政见分歧大，两国关系紧张者，尽量避免排到一起，在用长桌作主宾席时，主宾背向群众的一边和下面第一排桌子背向主宾席的座位均不安排坐人，在许多国家，译员不上席，为便于交谈译员坐在主人和主宾背后。
席位排妥后着手写座位卡。便宴、家宴可不放座位卡。但主人对客人的座位也要有大致安排。
(四)涉外宴请中的招待工作
1.工作人员应提前到现场检查准备工作，事先将座位卡及菜单摆上。座位卡置于酒杯前或平摆于餐具上方，勿置于餐盘内，菜单一般放在餐具右侧。
如有讲话稿，要落实讲话稿。通常双方事先交换讲话稿，举办宴会的一方先提供。对于代表团访问的欢迎宴会，东道国先提供，答谢宴会则由代表团先提供。双方讲话由何人翻译，一般事先谈妥。
2.主人一般在门口迎接客人。官方活动，除男主人外，还有少数其他主要官员陪同主人排列成行迎宾，通常称为迎宾线。与客人握手后，由工作人员引进休息厅，如无厅则直接进入宴会厅，但不入座。有些国家官方隆重场合，客人到达时，有专职人员唱名。
3.主宾到达后，由主人陪同进入休息厅或宴会厅与其他客人见面。如其他客人尚未到齐，由迎宾线上其他官员代表主人在门口迎接。主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴会开始。如休息厅小，宴会规模大，也可以请主桌以外的客人先入座，贵宾席最后入座。吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。
4.主宾告辞，主人送至门口。主宾离去后，原迎宾人员按同顺序排列，与其他客人握别。
