有些情况下，很多电话需要转接。如果接电话人并不是对方要找的。这时候，接电话者需要注意转接电话的礼仪。电话铃响，拿起话筒，首先以礼貌用语通报自己的单位名称。明确所找的人后，可立即回答；如果要找的人不在，可婉转回答对方或告诉对方过一会儿再打来；对方有重要事需要转告或要求记录下来，应认真予以记录，对其中的重点内容应再复述一遍，以证实是否有误。
(一)确认要找的人是谁
当知道了对方的名字及要找的对象之后，接下来便是要再做一次确认(复述),这是为了避免弄错要找的对象，也是告诉对方“我一定会帮你转告给他”的意思。有时候打电话来的人没有报上自己的名字，但一定是有事才打这通电话，所以一定会说出要找的人的姓名。
或许像这样“您找××科的××先生是吗?”的复述，有人会觉得有些失礼，可是在大的单位，很可能会有同姓或者同音异字的姓名，万一转错了对象，对打电话的人不是就更失礼了吗?
(二)转接电话要遮住话筒
电话是单方面的要求对话而打的，有时会因时间及场合，使得要找的人一时没办法接听。此外，对方仍然是将话筒靠在耳边上，所以会很清楚地知道这边的情形。
因此，一定要养成当转接电话给对方时，要用手遮住话筒或者是按保留键的习惯。
在单位的场合很少会佯称不在，可是这种处理若做得不好，往往会造成无可挽回的影响。将话筒直接放在桌上，或是没有遮住话筒而大声地叫名字的作法，都是没有礼貌的。
接电话的人就是代表单位与外界进行接触的人，同时也是在工作上处于
第一线的位置，是相当重要的工作。所以要有足够的心理准备，正确、迅速地处理好每一通电话。
(三)推诿会使形象受损
当清楚知道要找的人是谁时，而本人就在旁边或是不在，在处理时程序很清楚，可是如果必须视内容来判断应该转给谁时，就很有可能需要经过几番查询后，才能转接到适当的单位。另一方面，即使很清楚要找谁，可是本人刚好在会议室或会客室，或是已前往其他单位，当要将电话转过去时，请务必确认当事人是否方便接听电话。如果不这样做的话，就会变成不停地转接到各处找人，打电话的人仿佛被当成皮球般踢来踢去。
被人告知“请稍等”后，接着电话转接了半天，最后得到的却是“对不起，他外出了”,不用说也知道对方会有多生气，更何况电话费是由打电话的人所负担，所以处理时一定要尽可能地迅速。
(四)做好电话记录
1.复诵内容，核对记录
为了不在电话应对上有所疏忽或闪失，记录内容非常重要。但如果记下来的是错误的信息，那就没有任何意义了。可是，这种漫不经心的错误、误会，或因妄下定论所造成的错误却是经常出现。为了减少这种错误，要把对方所交代的事用便条纸记下来，同时还必须复诵确认。尤其是电话，如果疏于对待这些小地方，很有可能造成大的失误。所以，谨慎的人甚至都会请对方复诵一次自己所讲的话。
当自己打电话时也相同，若对方没有复诵的意思时，自己可以主动地说：“对不起，我念一遍请您核对，行吗?”如此才不会有出错的情形发生。
由于电话的普及率相当高，因此往往在使用上就有轻视的倾向。其实在工作场合上，电话的应对与一般面对面的应对没有什么两样，当电话铃响时，必须做到下意识地就拿起纸和笔，然后再接电话。像这样互相确认内容，就可以弥补电话本身无法记录的缺点。
2.记下备忘要点
在电话旁边，最好备有纸和笔，以便随时记录。如果要找的人因某种原因而无法接听，这种情形有时会造成个人或单位的损失。因此，正确地做好电话传话的记录，就显得相当重要。必须注意下列几点：
(1)简略地记录所有要点。
(2)正确地记下固有名词，不清楚的时候要再确认一次。
(3)记下备忘后，须重新确认一次。
(4)不要忘了写下来电者的姓名、接听的时间及接电话的人名。
传话时，如果按照人们常说的5W就不容易出错了，也就是英文单词“谁(打来的人),打给谁(要找的人),目的(什么事、什么时候、在哪里、怎么做),何时(打来的时间),是谁(接电话的人)”。接听电话记录备忘时，只需按5W逐一记下来，就不会有问题。大部分单位都各有便条纸，一般说来只要记在上面就可以了，不过如果不能将所有项目都仔细地记录下来的话，就不算是正确的记录。电话传话记录虽然只是一张纸，可是它却是重要得连一字一句也省略不得。
