在日常生活里，经常有必要为家里人、公司同事及领导代接、代转电话，可以说这已是个普遍性、经常性的活动，所以代接代转电话时，尤其需注意礼尚往来、尊重隐私、记忆准确、传达及时和注意方式等五个方面的问题。
(一)礼尚往来。同事、家人之间，互相代接电话，本是互利互助之事，连电话都懒着为人代接的人，在现实生活和工作中，是难以取信于人的。所以，代接电话就是讲究个礼尚往来，有来有往，也是做人的基本准则之一。
(二)尊重隐私。在代接电话时，千万不要热心过度，充当什么包打听，向发话人询问对方与其所找之人的关系，以及打破沙锅问到底的无礼纠缠。
当别人通话时，要根据实际情况，或是埋头做自己的事，或是自觉走开，千万不可故意侧耳旁听，更不要没事找事，主动插嘴，这种参与意识是要不得的。
(三)记忆准确。对发话人要求转达的具体内容，最好认真做好笔录。在对方讲完之后，还应略微把要点重复一下，以验证自己的记录是否足够准确，免得误事，因为一旦代为转达，你就要尽到责任。记录他人电话，应包括通话者单位、姓名、联系方式、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间等等几项基本内容。
(四)传达及时。接听寻找他人的电话时，先要弄明白对方是谁、现在找谁这两个问题。若对方不愿讲第一个问题，可不必勉强。若对方要找的人不在，可先以实相告，然后再询问对方有什么事情?若是二者先后次序颠倒了，就可能使发话人产生疑心。
不到万不得已时，不要把代人转达的内容，再托第二人代为转告。否则，一是可能使转答内容大变样，二是难保不会耽误时间。
(五)注意方式。关于秘书给主管代接电话，是很普遍的。这时候，沟通以至心灵上的默契是很重要的。如果秘书和其主管在接电话前，要完全沟通清楚，必能省下许多花在洽询琐事上的时间，例如：在秘书把电话转给经理之前，她可能必须要问发话人一些问题，这是必然的，也是对经理负责的表现。
记住一点很重要：请与你的秘书合作。有些人特别以自我为中心，只肯跟老板说话，没有耐心与秘书交流。其实和公司主管打交道的最聪明的方式，就是透过他的秘书留下实质的讯息，让其知道某些隐含的内容，通过秘书，把难以和主管直接讲的部分，传达给公司主管人员。
为此，指导你的秘书学习代接电话的基本礼仪，已十分必要：
1.不断强调你很重视接电话的礼节，让她不敢忘记。
2.叫她不要过滤掉太多电话，好像你拒人于千里之外。以下的问题都可以请她转接给你：
贵公司做哪方面生意?您在公司的职位?
您上回和于前先生通话是什么时候?他会知道我为什么打电话来吗?
3.身为上司，你应该给秘书一些资料，包括：
①一份立刻转接的电话清单，包括你的家人、朋友、医生、老师。
②一份次重要人士清单，若有时间你就会和他们说话。
③一份绝勿转接的电话清单。
4.告诉秘书，请人等电话转接时不要超过15秒。如果超过15秒，请她跟对方说你待会儿回电。
