随着科学技术的发展和人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人们离不开电话，每天要接、打大量的电话。看起来打电话很容易，对着话筒同对方交谈，觉得和当面交谈一样简单，其实不然，打电话大有讲究，可以说是一门学问、一门艺术。有一位学者说：“不管是在公司还是在家庭里，凭借这个人在电话里的讲话方式，基本上就可以判断出其具有的‘教养’水准。”
用电话通话，虽然双方互不见面，不过同样需要注意礼仪。打电话的时间，说话的方式、语气，以及对意外事情的处理等等，这些都需要一定的技巧。
(一)选择合适的时间
在打电话之前，首先应确定时间是否合适，也就是说，要考虑此刻对方是否方便听电话。应该选择对方方便的时间打电话，尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。打电话若不考虑时间问题，往往会引起一些不必要的麻烦。
按照惯例，通话的时间原则有二：一是双方预先约定的通话时间，二是
对方便利的时间。一般来说，需注意以下几点：
如果是打电话到工作单位，最好不要在星期一早上打过去，因为经过一个周末，对方要处理的公务也许会很多。当然，在对方快要下班的前几分钟打电话，也是不太适当的，因为快要下班了，大家也许有些事情要处理，处理完后急于直接回家。
在他人上班时间内，原则上不要为了私事而打电话，因为通话可能会妨碍对方。如果因为私人的事情打电话到对方的单位，应尽量简短。因为占用对方的工作时间，可能会影响对方工作单位的正常的业务往来。
除有要事必须立即通告外，不要在他人休息时间之内打电话。例如，每天早晨7点之前，晚上10点以后以及午休时间等等。在用餐的时候拨打电话，也是不合适的。
给国外通话，还需要注意时差问题。
(二)自报家门很重要
打电话之所以讲究礼节是因为在“不晓得是谁会接到电话”的前提下，一定要秉承“不论在什么场合都要彬彬有礼”的原则。
无论是正式的电话业务，还是一般交往中的不太正式的通话，自报家门都是必需的，这是对对方的尊重，即使是你熟悉的人，也应该主动报出自己的姓名，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。
在问候对方后，接下来须自报家门，以便对方明确来者何人。这里有四
种模式可以借鉴。第一种，报本人的全名。第二种，报本人所在单位。第三种，报本人所在单位和全名，说：你好!我是某某公司的某某某。第四种，是报本人所在单位、全名以及职务，即在某某后加上你的职务，便于对方理解和适应场合对话。其中第一种模式适于日常的私人交往，后三种多用于公务交往，而第四种又最为正规。
(三)通话尽量简单扼要
在做完自我介绍以后，应该简明扼要说明通话的目的，尽快结束交谈。因为，随意占用对方的电话线路和工作时间是不为对方考虑的失礼行为。
在打电话时，发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度，限定在3分钟之内，尽量不要超过这一限定。
如果一次电话超过3分钟，甚至要占用5分钟以上的，就应该首先说出你要办的事，并问一下：“您现在和我谈话方便吗?”假如这时不方便，就和对方另外约一个时间。
(四)你要找的人不在时的处理
如果你要找的人恰巧不在，你可以有以下几种应对方式：
1.直接结束通话
在事情不是很紧急的情况，而且自己还有其他的联系方式的情况下，可以直接用“对不起，打扰了，再见”的话结束通话。
2.请教对方联系的时间或其他可能联系的方式
通常在比较紧急的情况下采用，具体的做法是：“请问我什么时候再打来比较合适?”或“我有紧急的事情，要找王经理，不知道有没有其他的联系方式?”不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应该礼貌地说：“谢谢，再见”。
3.请求留言
若要找的人不在，或恰巧不能听电话，最好是用礼貌的方式请求对方转告。留言时，要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后，千万不要忘记问：“对不起，请问您怎么称呼?”对方告知后要用笔记录下来，以备查找。
(五)语言文明
在通话时，发话人不仅不能使用脏、乱、差的语言，而且还须铭记，有两句话非讲不可，它们被称为电话基本文明用语。它们所指的是：
其一，在通话之初，要向受话人首先恭恭敬敬地道一声：“您好!”然后方可再言其他。切勿一上来就喂对方，或是开口便讲自己的事情。
其二，是在终止通话前，双方预感即将结束的片刻，发话人应主动先说
一声“再见”。要是少了这句礼貌用语，就会使终止通话显得有些突兀，并使自己有礼始而无礼终。那同样会使对方受到伤害和不解。
(六)通话中断情况的处理
通话时电话忽然中断，依礼节需由发话人立即再拨，并说明通话中断系线路故障所致。万不可不了了之，或等受话人一方打来电话。
(七)适时结束通话
一般地说，应该由打电话的一方结束通话，因此，挂电话也是通常由打的一方先挂断，但应该在听到对方也说“再见”以后再挂断，这是基本的礼貌。在对方还有话要讲的时候匆匆忙忙挂电话，是失礼的。
