随着因特网的普及应用，现代人用手写信的机会越来越少，不少人已习惯使用E-mail邮箱来发信，但其实一些基本的原则，比如书信的结构、敬语、称呼等还是应该和传统书信一样的。电子邮件已经成为信件的一部分。电子邮件又可称为电子函件或电子信函。电子邮件在给人们带来方便的同时，也带来了礼仪方面的新问题。
(一)标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题，例如：
“嘿!”或是“收着!”
(二)添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。尤其是回复的信件，要重新添加。更换邮件主题是要格外注意的环节，最好写上来自××公司的邮件及年、月、日以便对方一目了然又便于保留。
(三)电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“Hi”,或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生(或女士),您好!”结尾要有祝福语，并使用“此致!敬礼!”这样的格式。
(四)内容简明扼要，针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重，还要定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响。
(五)一定要清理回复的内容。在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如，原件中摘要部分之主题、地址及日期等。
(六)注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中；但也不要仅以“是的”二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。
(七)恰当地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄予何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名，同时在邮件的结尾添加个人签名栏。
(八)切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。
1.注意措辞。你也许认为自己的邮件浅显易懂，但有的时侯却遭到误解。简单明了的邮件可以使你节省打电话发传真澄清邮件意义的时间。
2.不要惹火收件人。如果使用含有敌意的词句或者批评的语气(电邮礼仪中称之为火焰),你会惹火对方并且造成糟糕的局面。电子邮件不是大家笔伐的工具，如果有问题，与对方当面解决。
3.提前通知收件人。尽量在发邮件以前得到对方的允许或者至少让他知道有邮件过来；确认你的邮件对他有价值。没有人会喜欢垃圾邮件。收件人对于满篇废话的不速之件的态度通常是作为垃圾邮件处理一删了之。
4.不要发送私人或者机密邮件。即使你选择永久删除，许多软件和网络服务仍然可以访问硬盘上备份的信息。在你发送以前，仔细考虑如果别人(比如老板)看到这封信会发生什么情况。你当然不想老板看到你的私人邮件或者冒着泄露客户机密的风险发送机密邮件。
5.小心使用附件功能。附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了。传真或者邮寄那些冗长的附件。
6.小心使用抄送功能。你也许会把自己的邮件象备忘录一样抄送给其他同事或者客户。不要滥用抄送功能，否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。
7.避免使用字符图释。你也许是网络专家并且对于各种专业术语和字符图释了如指掌，可是不要假设收件人和你一样专业。
