自古以来，书信就是社会生活中最普遍的一种沟通形式，也是人们在社会交往中常用的通信手段。在使用时应严格遵循社交礼仪要求，即能维护自己的形象，也尊重了他人。
书信是人们生活中最为古老、最为普通的一种沟通方式。掌握书信的规范格式和写信要求，明确写作的语言表达和词语运用，能够很好的交流感情、传递信息。写信是一个人文化素质和个人涵养的最基本的体现，好的书信会让人赏心悦目。
一封信的内容主要由信文和封文两部分组成。信文即写在信纸上的文字，封文即写在信封上的文字。
(一)信文
信文大体上分为开头、正文、结尾三部分。
1.开头：开头大致包括称谓和问候语。
(1)称谓要恰当
称谓即称呼语，它是根据寄信人与收信人的特定关系而确定的。称呼语要使用准确，否则，就很失礼。
称谓应在第一行顶格写，后加冒号，以示尊敬。称谓应遵循长幼有序、礼貌待人的原则，选择得体的称呼。
写给长辈，如有亲属关系的就按辈分称呼，无亲属关系的就按习惯称呼，如“××先生”、“×经理”等；对高龄者可称“×老”,对长辈的称呼前面一般可加上表示亲热或尊敬的修饰语，如“亲爱的爸爸妈妈”、“敬爱的×教授”等；应尽量避免指名道姓，否则是失礼的表现。
写给平辈，不论有无亲属关系，均可称兄道弟，如“××兄”,但不要加姓，也可按习惯在对方的姓前加“老”或“小”,如“老王”、“小李”等。
写给小辈，有亲属关系的一般是名字加上称谓，如“×儿”,也可只用称谓；没有亲属关系的可按习惯称“××同志”,也可在姓前加“小”字，以示亲近。
(2)问候要热情
问候语要单独成行，以示礼貌。
问候是人与人交往的不可或缺的礼节。写信虽不直接见面，但它是一种交往形式。所以，不论与对方是否相识，也不论交情深浅，都要向对方热情问候。
常用的问候语有：“您好”、“你好”、“近好”等。如果遇上过年过节、婚生庆典等情况，问候语则可灵活运用。如“新年好”、“圣诞快乐”、“开张大吉”等等。问候语应写在称呼之下，另起一行低两格写。
2.正文
正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同，灵活地采用不同的文笔和风格。
在内容安排上，先询问对方近况和谈与对方有关的情况，以表示对对方的重视和关切。再写对方的事(回答对方来信相问之事或所托之事),最后写自己的事，以表示对对方的尊重。一字一句都应仔细斟酌，做到亲切、自然、有礼貌、有感情。在行文上，要尽量做到简洁明白，如果拖沓累赘会浪费对方的时间，引起对方的厌烦而且也是失礼的表现。此外，还要注意不写错别字，不要因错别字造成误会。
3.结尾
(1)祝颂要诚恳
写信人在书信结束时向对方表达祝愿、勉慰之情的短语。
祝颂语对长辈常用“敬祝健康”、“恭请大安”等；对平辈常用“祝你健康”、“祝工作顺利”等；对晚辈常用“即问近好”、“望努力向上”等；对组织、对同志(包括不太熟悉的人)的公务信函则常用“此致敬礼”。祝颂语多种多样，可根据实际情况选用，如对教师可用“教安”,对作家、编辑可用“撰安”,在春季可用“春安”等。
祝颂语在写法上有一定的格式要求。一般在正文写完之后，紧接着写“祝你”或“此致”,另起一行顶格写“健康”或“敬礼”等词与前面呼应，以示尊敬与礼貌。也可在正文写完后另起一行低两格写“祝你健康”等。
(2)落款及时间
在信文的最后，写上写信人的姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行靠右位置。一般写给领导或不太熟悉的人，要署上全名以示庄重、严肃；如果写给亲朋好友，可只写名而不写姓；署名后面可酌情加启禀词，对长辈用奉、拜上，对同辈用谨启、上，对晚辈用字、白、谕等词。
落款和称呼一样，要根据写信人和收信人的关系而定。如果给熟悉的亲属、朋友，可在名字(不加姓)后加上相应的称呼，如“弟”、“妹”、“儿”、“侄”等。也可在名字前加上谦语，如“愚弟”、“后学”等。写给关系不太密切的人或写给组织的信，则应姓名全写上。如果落款不恰当也是有失礼貌的表现。
(二)封文
信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。
信封要标准，一是用标准信封，二是书写清晰，文字规范。如果信封不标准，书写马虎潦草，不但给投递带来困难，而且是不尊重对方、不礼貌的表现。邮政编码要填写在信封左上方的方格内，收信人的地址要写得详细无误，字迹工整清晰。发给机关、团体或单位的信，要先写地址，再写单位名称。收信人的姓名应写在信封的中间，字体要略大一些。在姓名后空二、三字处写上同志、先生、女士等称呼，后加收士等称呼，后加收、启、鉴等字。
寄信人地址、姓名要写在信封下方靠右的地方，并尽量写得详细周全一些。最后填写好寄信人的邮政编码。
(三)收信后要及时处理
收信后应及时拆阅，对对方提出的问题和请求应明确答复，热情相助，如本人或本单位不能解决，可提供信息或作解释，致以歉意。如遇特殊情况，像长时间出差未归或信在投递途中被耽搁等，未能及时回信也应做出说明，请求原谅。对来信搁置不顾，延误时间，冷淡厌烦，能助而不相助，都是失礼的表现。
