在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方做客。这类性质的活动，被商务礼仪称之为邀约。
在民间，邀约有时还被称为邀请或邀集。站在交际这一角度来看待邀约，它实质上乃是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者其他某处地方约会，以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一厢情愿行事，而是必须取得被邀请方的同意与合作。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当作一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心。对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。
在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。
正式的邀约，有请柬邀约、书信邀约、传真邀约等等具体形式，它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约，也有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。
(一)邀约文书的写作
根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来之中，必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。因此，有必要对它做出较为详尽的介绍。
1.请束邀约
在正式邀约的诸形式之中，档次最高，也最为商界人上所常用的当属请柬邀约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视之为与其档次相称。
请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是上街购买印刷好的成品，还是自行制作，在格式与行文上，都应当遵守成规。
请柬正文的用纸，大都比较考究。它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有请柬二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。
目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自左而右，自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下，自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬。因此在这里将它略去不提。
在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。
附规范的请柬正文示范一则：
谨订于2007年5月18日下午5时于本市东方大酒店水晶厅举行康达集团公司成立十周年庆祝酒会。敬请届时光临。
联络电话××××××××
备忘
在请柬的左下方注有备忘二字，意在提醒被邀请者届时毋忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明备忘时，通常使用都是同一个意思的法文缩写P.M.。
注意以上范文，您可能会发现其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处身于正文之间。其实，把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。
另外，被邀请者的尊姓大名没有在正文中出现，则是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是不厌其烦地在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，请柬二字可以有，也可以没有。
附被邀请者与邀请者名称单独分列的请柬正文示范一则：
尊敬的张明先生：
11月6日下午19时为王倩小姐饯行，席设本市泰山路8号明心茶社。恭请
光临
周平谨订
在对外交往中使用的请柬，应采用英文书写。在行文中，全部字母均应大写，应不分段，不用标点符号，并采用第三人称。这是其习惯做法。
在请柬的封套上，被邀请者的姓名要写清楚，写端正。这是为了对对方示敬，也是为了确保它被准时送达。
2.书信邀约
以书信为形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。比之于请柬邀约，书信邀约显得要随便一些，故此它多用于熟人之间。
用来邀请他人的书信，内容自当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求，是言简意赅，说明问题，同时又不失友好之意。可能的话，它应当打印，并由邀请人亲笔签名。比较正规一些的邀请信，有时也叫邀请书或邀请函。
附邀请信范文一则：
尊敬的四海公司负责人：
北京民用新产品新技术展销会定于今年5月8日至28日在北京国际展览中心举行，欢迎贵公司报名参展。
报名时间3月1日至20日报名地点花园路乙10号联系电话：××××××××
组委会敬邀
2007年2月16日
3.传真邀约
传真邀约，指的是利用传真机发出传真的形式，对被邀请者所进行的一种邀约。在具体格式、文字方面，其做法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通讯设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。此外，还有一种电子邮件邀约，其做法基本与传真相似。
4.便条邀约
在某些时候，商界人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人带交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便。然而因其如此，反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净、整洁为好。
依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是带交对方，均应装入信封之中，一同送交。让邀请条赤条条地来来去去，则不甚适宜。
在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。临阵磨枪，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。
附便条邀约他人的示范一则：
袁航先生：
兹与远大集团公司李伟博董事约定，下周五中午12时在聚仙楼酒店共进工作餐。敬请光临。
王青留上5月2日
(二)答复邀约要及时、有礼
任何书面形式的邀约，都只有在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出的。因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位、任何个人的书面邀约，都必须及时地、正确地进行处理。
自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合礼的回答。或者应邀，或者婉拒商界人士在接到以书面通知为形式的正式邀约后，必须认定：邀请者是真心实意地希望自己能够接受邀请的。对方所看重的，或许是我方单位的名气和地位，或许是邀请者本人的身份和影响，或许对方单位与我方单位、对方本人与邀请者本人的良好关系，或许是希望能够借此机会增进、发展双方单位或个人之间的关系。
来而不往，非礼也，所以我方在接到邀约后，应当做出积极的反应。积极反应的第一步，是要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者如蒙光临，请予函告，能否出席，敬请答复，以及盼赐回复，等等。
有时，为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，循例要将与邀请者联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电子邮箱号码(网址)、邮政编码、联络地点以及通信地址等等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
某些商务往来中所使用的正式邀约，尤其是请柬邀约，依照国际惯例，在正文之中行文时，对被邀请者所作的要求答复的请求，通常都采用英文或法文的专用词组和缩写来表示。
例如：Toremind意即备忘。用在书面邀约中，带有提醒被邀请者务必注意勿忘之意。
R.S.V.P.意即不论出席与否，均望答复。“Regretsonly”意即不能出席时，请予以答复。
这些外文词组与缩写在行文时，一般应当书写在正文的左下角。有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者，在发出书面邀约时，往往会同时附上一份专用的答复卡。上面除了接受邀请、不能接受这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只须稍费举手之劳，在以上两项之中，作一回选择题，在二者之一划上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者就行了。
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。
回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。
附接受邀约的回函示范一则：
第六章商务应酬礼仪
中环公司董事长兼总经理郑宇先生非常荣幸地接受鹏程广告公司总裁袁伟先生的邀请，将于5月20日上午9时准时出席鹏程广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者核实无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，就不能届时失约了。这类临时的变卦，会给邀请者添许多麻烦。
拒绝邀约的理由应当充分。卧病、出差、有约在先等等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
附拒绝邀约的回函示范一则：
尊敬的王嘉先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往美国旧金山市洽谈生意，故而无法接受您的邀请，前往华夏饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。恭请见谅，谨致谢忱。
对于邀约上书面规定的赴约要求，被邀请者在原则上都应当接受，并且照章办事。
