我们也许有过这样的体会，走进某个办公室，往往杂乱无章，办公桌椅随意摆放，桌面上文件成堆或纸张与文件交杂。很多人认为自己的办公室乱点没关系，其实不是这样的，办公室日常事务的处理常常和工作效率联系在一起，保持办公室环境的清爽有序是最起码的要求。
(一)做好办公环境的清洁整理
办公室的整体环境要达到大方、美观、明亮，这样才有利于工作的进行。
1.保持办公桌工位的整洁。
办公桌是办公的集中点，是办公室里最为引人注意的地方。在办公室中要保持你的工位整洁、美观大方，避免陈列过多的私人物品。保持桌面的清洁、整齐、美观、有序，不乱放私人物品和无用的东西。只摆放需要当天或当时处理的公文，其他书籍、报纸应归入书架或报架；文具要放在桌面上，为使用的便利，可准备多种笔具：毛笔、自来水笔、圆珠笔、铅笔等，笔应放进笔筒而不是散乱地放在桌上。
除特殊情况，办公桌上不放水杯或茶具。招待客人的水杯、茶具应放到专门饮水的地方，有条件的应放进会客室；来访者的茶具用后应立即清洗干净，并重新摆放好。如果办公室里有沙发，最好远离办公桌，以免谈话时干扰别人办公。茶几上可以适当摆放装饰物，例如盆花等。临时的谈话可在这里进行，较长时间的谈话或谈判，应在专门的会议室。
2.经常清洁电话键和听筒。
电话是办公室的必备用品，但同时也是办公室的饰物。办公电话一般摆放在专用电话桌上，无电话专用摆放桌，也可以摆放在办公桌的角上。电话机要经常清理，用专用消毒液进行擦洗，不能粘满尘土和污垢，一个办公室是否清洁，电话机是一个重要指标。
3.不要忽略周边环境
办公室的地面要保持清洁，水泥地面要常清扫、擦洗，地毡要定期吸尘，以免滋生寄生虫、尘螨。窗户要经常打开换气。门窗不常开，室内空气混浊，会给访问人带来不便。办公室里人员比较多，可不特别进行修饰，但要做到窗明几净。窗玻璃应该经常擦洗，文件柜的玻璃门要保持洁净、透明。
办公室中不宜堆放积压物品，堆积物会影响观瞻，以免给来访者留下脏、乱、差的印象。要经常清理办公室里的废弃物。重要文件不能丢弃在废纸筒中。当天要清理废纸筒并放在隐蔽处。
办公室的墙切忌乱刻乱画，不能在办公室的墙上记录电话号码或张贴记事的纸张。墙面可悬挂地图、公司有关图片。
宽敞的办公室可以放置盆花，但盆花要经过认真选择，一般不用盛开的鲜花装点办公室，过艳的色彩会夺取来访者的注意力，使人们的精力发生偏移，可以选用以绿色为主的植物，绿色植物是装点办公室的主要材料，绿色可以给人舒适的感觉，可以调节人的情绪。对盆花要给予经常的浇灌和整理。
(二)设备物品放取有序
(1)自己的桌面要勤整理。可以用一只组合文具盒把常用的文具放在里面，如各色的笔、钉书机、剪刀、小尺、回形针、大头针、修正液等。其他如计算器、名片整理盒、便纸条、台历、文件架等可以放在桌面上，方便使用。
(2)私人用品、零散物品，如皮包、化妆品、卫生用品、私人信件、衣物等应有序地放在抽屉里，按照使用习惯分类整理。
(3)常用文件夹应该整齐叠放在桌边或直立在文件架上，并贴上标识加以区分，取用有序。保密的文件和不常用的文件夹应该存放在文件柜里。
(4)专用的电话应放在左手边方便拿的地方，用右手做记录。
(5)电脑、打印机等设备应放置在一起，便于电源接线和管理。
(6)文件柜的文件应整齐有序，取后放回原位。
(7)一些常用必备的办公用品、参考资料，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典、辞典、工商名录、国内外电讯联络号码、商用书信、礼俗书籍等按照办公室要求放在柜子里或书架上，注意用完后要放回原位。
(8)接待区域的访客阅览的宣传品、资料、报纸、杂志应摆放整齐，经常整理，树立好接待窗口的对外形象。
(三)文明使用电脑
电脑是我们工作的重要工具，电脑礼仪也会体现一个人的素质和教养。
(1)虽然是公司的电脑，但也要倍加爱护，平时要擦拭干净，不用时正常关机，不要丢下就走；外接插件时，要正常退出，避免导致数据丢失、电脑崩溃等故障。
(2)有的人公私不分，拿个U盘，一会儿将个人电脑资料Ctrl到公司电脑上，一会儿又将公司电脑资料Ctrl到个人电脑上，这种行为在公司的规章制度中是被明令禁止的。
(3)在公司里上网，是要查找与工作相关的内容和资料，而不是自己凭兴趣查看与工作无关的东西。
(4)很多公司不允许员工在公司电脑上打游戏、网上聊天，但仍有人利用领导不在时私自偷玩，或用公司的内部网络“笑傲江湖”,从网站上下载图片，这些都是违反公司纪律的。
(四)使用复印机也应“绅士”
复印机是公司里使用频率较高的公共设备，这时同事间容易在使用时间上发生冲突，一般来说，使用的先后问题，遵循先来后到的原则，但是如果后来的人印的数量比较少，可让他先印。在公司里一般不要复印私人的资料。
如果碰到需要更换碳粉或处理卡纸等问题，不知道如何处理，就请别人来帮忙，不要悄悄走掉，把问题留给下一个同事，让人觉得你不为别人着想，遇到困难和责任不敢承担。
使用完毕后，不要忘记将你的原件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，给你自己带来不便。使用完后，要将复印机设定在节能待机状态。
(五)办公室的礼貌用餐礼仪
(1)在办公室里用餐，一次性餐具最好立刻扔掉，不要长时间摆在桌子或茶几上。如果有突然的事情耽搁了，也记得礼貌地请同事代劳。
(2)容易被忽略的是饮料罐，只要是开了口的，长时间摆在桌上总是有损办公室雅观。如果不想马上扔掉，或者想等会儿再喝，把它藏在不被人注意的地方。
(3)吃起来乱溅以及声音很响的食物，会影响他人，最好食物掉在地上，要马上捡起扔掉。餐后将桌面和地面打扫一下，是必须要做的事情。
(4)有强烈味道的食品，尽量不要带到办公室。即使你喜欢，也会有人不习惯的。而且其气味会弥散在办公室里，这是很损害办公环境和公司形象的。
(5)在办公室吃饭，拖延的时间不要太长。他人可能按时进入工作，也可能有性急的客人来访，双方都有点儿不好意思。在一个注重效率的公司，员工会自然形成有规律吃饭的良好的习惯。
(6)不要用手擦拭油腻的嘴，应该准备好餐巾纸，及时擦拭。
(7)嘴里含有食物时，不要贸然讲话。他人嘴含食物时，最好等他咽完再对他讲话。
(8)尽量避免在办公区域用餐。有些公司员工中午是在自己的工位上进行就餐的，这不是一个良好的习惯。我们应该尽量避免在自己的工位上进餐。实在不能避免的情况下，尽量节省时间，或者就餐完毕之后迅速通风，以保持工作区域的清爽。
