作为办公室工作人员，出于工作需要，要经常向上司汇报工作。此外，还要经常利用机会向上级、客人汇报各种情况，因此，学会汇报礼仪就很重要了。
所谓汇报，一般是指向特定的对象报告工作。汇报的基本形式有两种，它们是口头汇报和书面汇报。
口头汇报，这种形式的优点，是可以突出要点，相互配合，可长可短，节省时间。它的缺点，则是受到时间、地点和当事人情绪的限制，往往会丢三落四，不容易全面而深入地反映情况。
书面汇报，它的长处，是可以全面、系统、深入、细致地反映情况，说理充分，材料周全。而时效性较差。
下级向上级汇报，应遵守归口管理的原则，直接去找有关的分管负责人，一般不宜擅自进行多头汇报，或越级汇报。在找不到有关分管负责人或其不负责任的情况下，才可以向上一级或其他的负责人汇报。只有涉及综合性的问题，才适合向主持全面工作的负责人直接进行汇报。
(一)汇报双方的礼仪
1.汇报者的礼仪
对汇报者而言，在进行汇报时以礼待人，主要是要遵守约定，谦虚谨慎，认真负责，尊重汇报对象。汇报时的神态、表情都要大方而自然。不要诚惶诚恐、腼腆木讷、语无伦次，否则就有可能使汇报对象感觉不佳。向上级反映问题时，不要口气太冲，更不能非难、责怪、侮辱对方。
汇报者在汇报之中，不论汇报对象态度怎样，职级如何，平时与本人的私人关系如何，都应把尊重对方放在第一位。在上级发表意见时，不要插嘴打断，或是当即予以否定。不要显得自己对上级不屑一顾。
有外人在场时，一般不宜进行口头汇报。尤其是不要有意在外人面前故作神秘之状，对汇报对象附耳细语，低声交谈，或使用暗语。这种做法，只会使其他在场者闷闷不乐。因为上述做法会给人以排外之感。
2.汇报对象的礼仪
在汇报者进行汇报时，汇报对象应当专心致志地洗耳恭听，有问必答，尊重汇报者。要不时地与对方交流理解、鼓励、友好、热情的眼神，并通过态度、表情、动作、语气等等，表现出自己不只是在认真倾听，而且对对方所讲述的一切都抱有极大的兴趣。
(二)汇报前的准备工作
1.了解上级或负责人的性格特点
了解对方的习性，是报告前最重要的准备工作。上级、负责人是汇报的接受对象，有的人喜欢处理过程的细节；有的只需要知道结果；有的只要口头报告；有的习惯透过一些设备了解，例如投影、幻灯片等；有的却是喜欢看简明的条例式大纲。
2.汇报的功能决定汇报的形式
了解汇报的功能，才能做出适当的准备工作。事前了解汇报的内容，不但增加汇报时的信心，同时，上级询问时，也可以作适当说明。
有的是应该马上办，立即就要知道结果的事，只需要口头汇报；有的必须留下档案记录的，就需要书面汇报；有的必须做两三次汇报，就可以利用投影片，幻灯片甚至大型海报做说明。
不管哪一种形式的报告，都要留下文字记录。如果我们是用书面或投影等作报告，当然会留下记录；如果是口头报告，也一定要在报告后，做成记录存入有关部门或个人资料档案里，以供日后参考查证。
(三)正式汇报时应遵循的礼仪
1.遵守时间，不能失约
向领导汇报工作，应该有极强的时间观念，不能过早抵达，也不要迟到，而要在约定的时间内准时到达汇报地点。
2.掌握好时机，把握好时间
在上级最想了解情况的时候，作适当的报告，对工作的进行才会有帮助。如果汇报需要较长的时间，可以与上级取得协议，预约时间，进行详细说明。此时，不妨先主动提出适当的时间让上级参考。
3.敲门后等有人应声方可进门
到领导的办公室去汇报工作，千万不能急于破门而入，而应该先轻轻地敲门，等听到招呼后再进去。汇报期间，应该注意自己的仪表、姿态，要站有站相，坐有坐相，做到文雅大方，彬彬有礼。
4.口头汇报要做到用语准确，句子简练
口头汇报的语言不像书面文章那样讲究，但原则上要做到准确、简练。语言应力求自然朴实，做到言简意赅。切忌不顾实际，信口开河，华而不实。
5.汇报时应做到语速适中、音量适度
汇报工作，一定要让领导听清楚，并能随时领悟你汇报的内容。因此，说话不能太快。对一些次要问题可以说得稍微快些，但在重要问题上一定要慢，必要时还应重复，以便让领导记录和领会你的意思。
6.汇报时间不宜太长
因为领导工作很忙，时间有限，所以汇报的时间务必要尽量压缩，最好限定在半小时内，若15分钟内汇报完毕就更好。因为从人的精力集中角度看，超过半小时，效果就不是很好。
7.汇报要准确
汇报时加入个人的推测和意见，不但影响其客观性，也会给上级留下不良的印象。如果自己有意见，不妨加上：“依我个人的意见……请您(或请大家)参考”。写书面报告时，要先列结果，再加说明，内容复杂时，最好用图来显现，再配合自己的口头说明。
