装卸时间事实记录是计算实际装/卸时间和速遣或滞期时间的重要依据。在船舶进行装卸过程中，通常由船舶所有人和承租人各自委托的代理人详细地记录，包括实际使用的装卸时间以及装卸作业过程、中断时间和原因等。当装卸货物完毕后，船长、承租人或其代理人在相互核对的基础上，签署装卸时间事实记录。
船舶在港作业期间，船舶代理公司的外企人员每天至少应登轮一次，掌握生产作业进度，并做好记录；在装卸作业现场经常与装卸组长、理货长核对，避免记录差错；经常与船核对，发现问题及时协商解决，不要拖到开船时处理而影响开航。
装卸事实记录的记录用词应尽可能精炼、准确。船舶开航前，将缮制好的装卸事实记录交船长审核签字盖章确认，并各执两份。共同签署时，船舶代理人应注明作为代理人的身份。
装卸时间事实记录应详细记录：
1.必须连贯记载时间，中间不能有间隔。
2.船舶检验后在锚地等泊，如遇下雨、下雪、大雾等不良天气应同时注明“等泊”和“不良天气”。等泊期间的坏天气应参照气象台的天气资料。
3.装卸开始前及装卸过程中发生等泊、等工人、等货物情况，应根据实际情况记录。
4.船舶在港作业过程中出现坏天气的时间，如大浪、雨天、雪天以及雪后清扫积水和积雪的时间必须做好记录。
5.必须在记录中注明属船方和港方原因造成的装卸停工时间，如注明“由于船方**原因造成停工”。
6.移泊时间的记录。从停止装卸至等候移泊所占用的时间，可记录为移泊时间，记录为移泊或准备移泊。如因港方原因造成等候移泊时间，应记录为“等候移泊”，如因船方原因造成等候移泊时间，应记录为“船舶准备移泊”，如因潮水原因，应记录为“候潮移泊”。船舶移泊后开始恢复装卸的时间，应记录为“准备开始装卸”或“准备恢复装卸”。如果因受潮水影响，船舶从泊位移开然后移回，应记录为“受潮水影响，作业中断”，或记录为“因低潮船舶脱离码头”和“船舶回靠码头”。
7.根据船方申请进行的困难作业及特殊平舱的时间应记录清楚。
8.因船舶设备问题造成工人伤亡或船舶发生碰撞等原因造成作业中断，应记录为“发生**事故，作业中断”。
9.应根据装卸货物受风力影响的情况，如实地记录。如卸磷灰土、铝粉、散装硫磺等货物，风力四五级影响了作业。如发布台风警报后船舶停止作业，即使台风降临前天气良好，也应记录为“台风影响，作业中断”。
10.缮制装卸时间事实记录应注意实事求是和IE确对待船方所做批注的问题。装卸时间事实记录的真实性关系到滞期/速遣费计算的准确性，也就是关系到当事人的利益。在对待船方批注的处理上，应区别批注的性质，采取不同的处理方法，在船长要加批注的情况下，必须要和船长核对事实，如不能解决，必须迅速向委托方请示，取得委托方书面确认。
