我国《合同法》第396条规定：委托合同是委托人和受托人约定，有受托人处理委托人事务的合同。委托人可以特别委托受托人处理一项或者数项事务，也可以概括委托受托人处理一切事务。在建立船舶代理关系中，必须经过委托人的授权和代理人的接受这一过程才能建立。也就是必须经过船公司或与船舶有关的当事人提出代理的要求，并经代理人的同意，船舶代理关系方告成立。
建立国际船舶代理关系，可采用双方谈判、签订书面合同的形式，也可以由委托方用函电形式（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件），将委托事项告知代理人，代理人经过审核，双方就委托事项和代理费用等达成一致确认后生效。
在船舶代理中，一般采用前一种方法。在班轮船舶所挂靠港口，班轮公司都有可能设有办事处，与船舶代理人面对面的谈判比较方便。班轮代理一般是长期代理，有必要在合同中将双方的责任义务以及权利等事项明确订明。后一种情况主要出现在航次代理关系中。
一般在航次代理中，船舶所有人或船舶经营人或船舶承租人给船舶代理人发函电委托，在委托函电中列明委托办事项、船舶规范、船舶来港任务、装卸条款、预计到港时间和吃水、货物数量/有无过境货和危险品、委托方全称及联系地址和方式、来港和去港等。船舶代理人根据来港船舶和装卸的货物对委托事项进行审核，主要是审核船舶能否满足港口的各种条件和费用要求能否接受等，如果审核后决定接受代理，船舶代理人应给委托方发代理确认电。这样船舶所有人或船舶经营人或船舶承租人和船舶代理人之间就建立了船舶代理关系。
船舶代理人收到委托方的委托函电需要审核的具体内容主要包括：
1.船舶预计抵/离港吃水是否符合港口条件，港口当局是否允许其装/卸危险品，超长/超重的大件货物是否在港口机械的装卸能力范围内，以及能否满足装卸时间要求等。
2.对专程来港加油、加水、添加食品的船舶应审核加油、加水、添加食品的种类和数量，落实供应和费用之后，才能接受代理委托。
3.收到海上事故的船舶的委托函电后，应及时了解是否有人员伤亡、事故发生地点和经过以及船舶和货物损坏情况，必要时迅速联系医院、海事局、修船厂等。若需要有关方提供担保，则应及时转告委托方，并协助处理。
