租船运输包括航次租船、定期租船和光船租船等几种形式，限于篇幅，以下简要介绍航次租船业务程序。
广义上，租船业务程序是指从租船、船舶抵港前准备、船舶在港与航行直至船舶租期结束等不同阶段有关货运作业的基本程序，狭义上，租船业务程序仅是指租船合同的洽谈与签署以及有关运费/租金、滞期费与速遣费计算与收取等方面的业务操作规程。
如前所述，与班轮业务不同，租船业务通常由租船经纪人与海运代理人共同的分工协作来完成的。即，租船经纪人负责租船合同的洽商与签署以及有关运费/租金、滞期费与速遣费计算与收取等方面的内容；海运代理人(海运货运代理和船舶代理)则代表委托人(出租人或承租人)完成货物、船舶通关以及在港作业等事宜。
在通常情况下，一个完整的租船合同从洽谈到签订，一般需要经过询盘、洽商和签署合同3个阶段。这3个阶段可细分为询盘、发盘、还盘、接受、签订订租确认书以及租船合同等6步骤。
1.询盘(quote,enquiry)
询盘，也称询价，是指船舶承租人(以下简称租船人)或船舶所有人(以下简称船东),直接或通过租船经纪人在租船市场上询问租用船舶或承揽货物的表示。目前，询盘主要采用电报、电传、传真、E-mail等形式来表示。询盘对于租船人和船东均无法律上的约束力，而且也不是租船的必经步骤。有时可未经对方询盘而直接向对方发盘。但它往往是租船的开始，对此不应忽视。
由租船人发出的询盘应视租船的方式是程租、期租和光租而有所不同，如果是程租一般包括货物名称、数量、装卸港口、装卸率及装卸条款、受载期与佣金、要求对方报价等。由船东发出的租盘一般包括船舶的规范、预计船舶可用的时间及船舶出租的方式等。
以下即为租船人的询盘。
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在询盘阶段，租船人或船东发出的询盘较为简单，而且出于市场竞争等原因，租船人或船东除了对于有些事项，比如租船人或船东的确切身份、船舶的名称与位置、租金/运价等一般予以保密并不在询盘中提及外，也并不轻易向整个租船市场发送询盘，往往是选择向几家公司发询盘。有时，虽然租船人或船东公开身份或公开船舶名称等，但租船经纪人转述询盘时却故意隐瞒而不向上下家披露，原因是担心承租双方会因此避开他而直接进行洽谈。
2.发盘(offer)
发盘，也称报价，是租船人或船东，向对方提出一定的交易条件，并愿意按照这些条件达成租船合同的一种表示。在事先存在询盘的情况下，发盘通常是以询盘为基础。
经纪人在转述发盘前，应通过直接或间接手段了解该货盘是否属实，尚有哪些内容有待核实，以防因该货盘为虚盘或因对货盘细节“一问三不知”而影响自己的信誉。
承租人在发盘前应了解、掌握货物备妥情况，并通过各种信息掌握本区域范围内可提供的船舶运力，包括船舶种类、吨位、载货与营运性能、现在位置、动态与状态、租约情况，以及现在的市场供需状况、出租人资信等，以决定与哪家出租人洽谈以及发盘的基本内容。与出租人一样，承租人在洽谈过程中也同样需要进行航次估算，并在风险与利益之间进行平衡。出租人通常在预计本航次结束15天前寻找下航次的货载，在发盘前，出租人首先应该对收到的若干货盘分别进行航次估算，然后再结合市场供需状况、货物种类、航线、港口、受载期、承租人资信以及诸如船舶检验、维修、加油、船员调换等情况确定与哪家承租人洽谈以及发盘的基本内容。
航次估算主要有每天净收益(每天净利润)法、每吨船每月净利润法和保本运费率法。
[实例] 某杂货船目前在台湾高雄港卸货，欲承载大连一天津一胡志明港的件杂货12000 t,请采用保本运费率法进行航次估算。
①确定航行天数
根据实际航程和船舶航速计算船舶航行所需要的时间。值得注意的是在计算航行时间时应将预备航次的航行时间(即抵达装港前的船舶空载时间)考虑在内。因此，航行天数包括高雄至大连空驶天数和大连一新港一胡志明港航行天数。根据船舶航速和里程计算，空驶天数约5天，大连一新港一胡志明港航行天数约13天，共计18天。
②确定在港停泊天数
船公司一般需要事先向装卸港的船务代理咨询了解港口泊位是否紧张以及实际的装卸效率，然后根据待装货物数量推算停泊天数。在本例中，大连、天津两港泊位并不紧张，如果货物已备妥，则实际装卸率至少在2000～2500 t/天，而胡志明港实际装卸率约为1000～1200 t/天，据此结合各港预计装卸数量可推算出大连、天津和胡志明港预计停泊时间分别为2天、4天和12天，总计停留时间为18天。
③计算船舶港口使费支出
如果事先知悉拟挂靠港的费率标准，则可结合停泊时间、货物种类与数量计算出港口使费。如果可能，最好请装卸港船务代理予以报价(即提供预计港口使费数额)。在此案例中，根据测算，该船舶在大连、天津和胡志明港的港口使费(美元)分别为1.5万，2万和2.5万，总计为6万美元。
④计算船舶燃料费用支出
根据船舶燃料(IFO、MDO)消耗量及其价格、船舶航行时间和船舶在港时间计算本航次所需要燃料费。该船舶每天的燃料消耗定额及其相应的油价如下：主机用燃料油IFO:16 t/d,110 UST/t;副机用柴油MDO:1 t/d(航行时)、2t/d(停泊时),220 USD/t。因此，根据航行天数与停泊天数可确定燃料费用支出，即：燃料费用支出=[16×110+1×220]×18+2×220×18
=4.356万美元
⑤计算船舶固定费用支出
根据本航次船舶所用时间(航行时间与在港时间)和该船舶每天分担的固定费用(包括船员工资、船壳险保费、协会责任险费、折旧费、管理费等等)计算出该航次应支付的固定费用。经测算，该船舶每天分担的固定费用为3500 USD/d,据此可计算固定费用支出=3500×
(18+18)=12.6万美元
⑥计算基本保本运费总额
本航次保本运费总额，应为港口使费、燃料费、固定费用等各项费用之和，即：保本运费总
额=6+4.356+12.6=22.956万美元
⑦对基本保本运费总额进行修正
由于合同约定装卸率与实际装卸率存在差别，因而，船舶在港实际停泊天数与按合同计算的停泊天数会存在差异，由此会导致船舶滞期或速遣。因而，在以港口实际装卸率和预计装卸货物数量为依据推算在港停泊天数和航次费用后，还必须结合滞期费或速遣费对其航次估算结果予以修正。在实际业务中，尤其是在货源紧张的情况下，通常是货盘中约定的装卸率低于实际的装卸率，此时，出租人应以预计支付的速遣费和节省的固定费用、港口使费的差作为附加费用，对基本保本运费总额进行修正。此外，还要考虑其它费用支出，比如佣金、超龄船额外保险费等等。
⑧确定保本运费总额或运费率
通过以上计算步骤，可确定出本航次保本运费总额。如果双方约定采取按货物数量计算运费的话，则可再结合货盘中的货物数量，计算出保本运费单价(美元/吨)。
在实际业务中，出租人需要对若干个货盘进行航次估算，以确定每个货盘预计盈或亏的数额，然后再结合承租人资信、市场供需状况、承运货物种类与价值、卸货港货源情况(如果卸货港货源缺乏，船舶不得不空载航行到下一装货港，从而造成非营运时间增加),以及船舶检验、维修、加油、船员调换等因素，出租人可以依次对待选择的承租人发盘进行排序，并确定出每个货盘可接受的运价率、装卸率等基本条款。
理论上，出租人可接受的运费率不能低于保本运费率，但考虑市场行情等因素，有时出租人也不得不接受较低运费率。合同谈判实践中，运价讨价还价的范围一般在上下30%～40%之间，如果报价相差太大，双方成交的可能性不大。
一般而言，承租人的资信度越高，合同履行越有保障，风险也越小，但收益却可能相对较低或费用支出相对过高，反之，尽管有时交易条款对自己较为有利，收益也似乎较高或费用支出似乎较低，但如果承租人资信较差，出租人不但有可能难以实现预期利润，而且还可能遭受更大的损失，加之受地域和市场供需状况、谈判能力等诸多因素的影响，在实务中有时也可能难以了解谈判对象的资信，因此，租船合同的洽谈实际上是风险与利益平衡的过程。在报价和讨价还价过程中，出租人一般应综合运用成本定价和需要定价，既要对是否盈利以及盈利多少心中有数，又要根据市场行情随机应变。
3.还盘(counter-offer)
还盘是指受盘人对发盘条件不能完全接受而对原发盘提出相应的修改或变更的意见。还盘是对原发盘的拒绝，也是受盘人对原发盘人作出的一项新的发盘，只是内容比一般的发盘简单，仅是涉及受盘人要求修改的部分。
还盘不是租船的必需步骤，有时承租双方无需还盘即可成交。有时则需要经过多次还盘才能对各项租船条件达成一致，还有时虽经反复还盘，但终因双方分歧太大而未能成交。
4.接受或确认(confirm)
接受或确认，是指一方(租船人或船东)无条件地同意对方在发盘或还盘中所提出的各项洽租条件，并以声明或行为表示愿意按这些条件与对方成交、签订租船合同。
5.签订订租确认书(Fixture Note)
订租确认书实质上为简式租船合同。本来在发盘接受以后，合同已经成立，一项租船业务即告成交。但根据国际租船业务中的惯常做法，承租双方常常通过经纪人或者由自己制作包括双方共同承诺的主要条件的订租确认书，等承租双方签署后，每一方将各留存一份备查。
订租确认书无统一的格式，除了包括当事人的名称、地址、合同编号、双方代表签名栏及签署日期外，还需要包括前面所提到的租船合同的主要条款，只不过通常较为简单、且大多采取缩略语罢了。
6.签订租船合同
在签署了订租确认书后，承租双方应着手编制正式的租船合同，审核无误后应予以签署。
