以国际物流中的货运代理服务为例,物流服务质量保证体系有以下几个方面。
(1)服务质量方针
货运代理服务应以“安全、迅速、准确、节省、方便、守信”为服务质量方针。
(2)企业资质
货运代理服务企业依法在工商管理部门注册登记并经行业主管部门备案(企业备案和业务备案),企业至少有3名从业人员获得行业主管部门或授权机构颁发的职业资格证书,至少有1名从业经验丰富的高级管理人员,从业人员具备企业管理、现代物流管理、货运代理等方面的专业知识、技能、经验与能力。
(3)风险防范、控制、规避
企业建立风险管理制度,依法防范、控制、规避经营风险。企业投保国际货运代理人责任险,具有法人资格的企业投保国际货运代理人责任险,最低保险限额为10。万元人民币。企业每增设一个分支机构,增加保险金额不低于20万元人民币。以独立经营人或契约承运人身份签发国际货运代理提单的,投保国际货运代理提单责任险。具有法人资格的企业投保国际货运代理提单责任险最低保险限额为100万元人民币。企业每增设一个分支机构,增加保险金额不低于20万元人民币。企业在投国际货运代理人和国际货运代理提单责任险时,保险期限应不少于1年,并应逐年连续投保。
(4)信用管理
企业加强信用管理,积极参与行业中介组织开展的信用评价活动,并以信用风险管理为核心,以提供信用产品与服务为宗旨。
(5)社会责任
企业积极参与社会公益事业,承担对员工、对社会和环境的社会责任,包括遵守商业道德、生产安全、职业健康、保护劳动者的合法权益、节约资源等。企业树立环保理念,在服务设施、设备、工具、场所和工作环境等方面达到环保要求,预防污染,节能减排,保护环境。企业以人为本,构建和谐,为员工创造人性化工作条件;制定员工发展计划,提供相应的专业培训和职业技能培训,促进员工成长,拓展就业渠道。
(6)服务费用
1)企业在提供服务前告知客户服务费用包含的范围、内容、计收方式和标准,包括:
①企业可选择以价值或重量或体积计算收费;
②服务费用包含的范围、内容和计收方式的详细情况;
③报价经客户接受后,如遇外汇、运费、保险、额外费用等国家政策变化,与客户协商修改报价或收费;
④行业中介组织公布的收费标准。
2)企业作为代理人,向客户收取代理服务费用,可从承运人处取到得佣金。企业作为当事人开展经营活动时,按照合理的运价标准向客户收取包括运费在内的服务费用。企业提供其他的增值服务依法收取合理报酬和客户另行约定的服务费用。
(7)服务标识
企业的名称含有表明行业特点的“货运代理”、“运输服务”、“仓储”、,'配送”、“集运”、“物流”、“贸易”、,'国际快递”等相关字样。服务营业场所、运输工具等宜有企业标示。单证上标注经行业主管部门备案的企业名称、经营代码、地址、电话、传真、电子邮箱等。
(8)信息管理
企业信息化管理要覆盖、贯穿业务管理的全过程,包括作业流程、业务管理、电子单证管理、财务管理、客户管理、合同管理、信用管理、质量管理、货物跟踪、客户信息自动查询、客户信息人工查询。应实现信息化建设和业务管理的一体化。
(9)重要服务合同
1)国际货运委托代理合同(海运、陆运、空运、管道运输、国际快递);
2)订舱协议;
3)互为代理合同;
4)多式联运合同;
5)仓储服务合同;
6)第三方物流服务合同;
7)租船、包机、包舱等运输工具租赁合同;
8)其他。
(10)重要单证
1)提单;
2)运单;
3)国际快递运单;
4)航空货运分运单;
5)货运代理收货凭证;
6)货运代理仓库收据;
7)托运人危险品货物运输声明;
8)托运人多式联运重量证书;
9)运送指示;
10)FIATA单证;
11)国际铁路联运运单;
12)其他。
(11)档案管理
采用信息技术,对企业在提供各种服务过程中形成的各种记录、合同、单证、资料、统计,组织按照统一的原则进行分类、汇总、储存,建立档案数据库,按照档案的保存期限进行管理,提供查询服务。
(12)外部沟通渠道
企业提供网络、电话、传真、电子邮件、短信、信函、面对面等形式与客户进行沟通。
(13)外部沟通内容
1)业务咨询;
2)业务受理;
3)业务查询;
4)客户满意;
5)客户投诉;
6)投诉处理;
7)定期访问客户;
8)主动征询顾客;
9)服务承诺;
10)发放调查问卷。
(14)内部沟通渠道
企业通过定期召开会议、布告栏和内部刊物、声像资料、互联网、信函等形式与内部员工进行沟通。
(15)内部沟通内容
1)企业的愿景、使命、价值观、发展方向和绩效目标;
2)客户对服务技能、服务程序、服务质量等方面的要求;
3)从业人员对企业的要求和反馈;
4)企业最高管理者对从业人员的要求;
5)内部各部门之间的沟通;
6)阶段性总结。
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