场站收据联单又称场站收据、港站收据、码头收据(DockReceipt,D/R)。场站收据是货物托运单,也是货物的订舱单,是发货人向船方或其代理申请订舱的形式单据,它是全套货运单证中最重要的单据。场站收据在各地的联数各有不同,上海是一式十联,有的口岸是一式九联。下面以上海为例予以说明:
第一联:货主留底。托运单原先由货主初步缮制后将此联留底,故做第一联。
第二联:船代留底。船代留底联上盖有货主的公章或订舱章,船代据以缮制载货清单,船公司据以编制预配图。
第三联:运费通知(1)。船代在此联上批注运价,作为船代结算部门办理运费结算的参考依据。
第四联:运费通知(2)。此联作为货代向发货人办理运费结算的参考依据。
第五联:装货单(S/O),又称场站收据副本、海关联,船代在此联上盖“订舱章”,表示确认接受发货人的订舱;海关凭此接受出口报关申报。
第五联(附页):缴纳出口货物港务申请书。由港区核算应收的港务费用。
第六联(浅红色):场站收据副本大副联,为理货单据,表示大副已代表船方接收了单据上的货物,一般由理货公司签署后将此联留存。
第七联(黄色):场站收据(D/R),又称收货单,装货完毕后由大副签字和批注,即表示所列货物已装上船,此联又叫“大副收据”。装船结束后,船舶代理凭此联签发已装船提单。
第八联:货代留底。此联由货运代理公司留存以备查询。
第九联:配舱回单(1)。
第十联:配舱回单(2)。配舱后交还发货人,发货人凭此缮制提单,如果货运代理代为统一缮制提单,第九、十联则不必退还发货人。
一式十联的场站收据联单的流转过程如下:
(1)货主填制集装箱货物托运单一式十联,委托货运代理人代办托运手续。
(2)货运代理人审核托运单后接受委托,将货主留底联退还货主。
(3)货运代理人持其他九联托运单到船公司的指定代理人(船代)处代办托运手续。
(4)船代审核托运单,确认订舱数据无误后,接收订舱并在托运单上缮制提单号、船名、航次等运输信息。在场站收据副本(S/。)上盖章确认订舱。船公司或其他代理人留下船代留底联、运费通知(1)、运费通知(2)三联,将其余各联退还给货运代理人。
(5)代理人留存货代留底联,据以缮制货物业务记录表。
(6)货运代理人根据船代退回的配舱回单(1)联缮制提单和其他货运单证。
(7)货运代理人持盖有章的船代订舱的场站收据副本联(S/())、第五联(附贞)、第六联大副收据副本和第七联场站收据联.随同出口货物报关单和其他出口报关用的单证到海关办理货物出口报关手续。
(8)海关审核有关报关单证.同意出口的,则在第五联场站收据副本(S/O)上加盖放行章,然后将经过海关加盖放行章的装货单和其他各三联退还给货运代理人。
(9)货运代理人将海关退还的四联单证及配舱回单(2)连同集装箱或待装箱货物转交集装箱堆场或集装箱货运站。
(10)集装箱堆场或集装箱货运站验收集装箱或货物后,若无异常状况,在正本场站收据(D/R)及配舱回单(2)上签章,并退还给货主或货运代理人;如实际收到的集装箱货物与场站收据和配舱同单(2)的记载不符,则须在正本场站收据和配舱回单(2)上批注,退还货主或货运代理人。货主或货运代理人须根据配舱回单(2)的批注修改已缮制的提单。
(11)集装箱堆场或集装箱货运站收下S/O,集装箱装船后,将大副收据交船方大副,第五联(附页)交港务局计算港建港杂费。
(12)货主或货运代理人持D/R正本或事先缮制的提单至船公司或其代理人处,办理签发正本提单手续。船公司或船公司代理人收回D/R,签发提单。
由于集装箱业务的快速发展,海关报关程序的改变,电子数据交换在船公司、船代、货代间的广泛应用,货代为货主代为制作集装箱托运单现象的普遍存在等因素,造成原先针对十联单设计的单证流转程序发生了很大的变化。例如,实际操作中已将场站收据单由原先的一式十联单简化为一式四联,即第五联装货单、第五联(附页)缴纳出口货物港务申请书,第六联场站收据副本大副联和第七联场站收据。货物进港也不再遵循必须先将集装箱送交船公司的集装箱堆场的惯例,而是直接交集装箱码头。海关予以盖章放行的场站收据副本等四联单据,由货运代理人直接送交船公司在码头的现场经办人员,码头配载会据此安排集装箱装船。船公司或其代理人依据从码头现场理货公司返还的正本场站收据缮制并签发提单。货运代理人或货主直接到船公司或其代理人处申领提单。集装箱的运费通过船公司或其代理人向货主或货运代理人收取。