一般的展览会，既可以由参展单位自行组织，也可以由社会上的专门机构出面张罗。根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作，包括以下几项。
1.确定狒展单位
一旦决定举办展览会，由什么单位来参加的问题，通常都是非常重要的。按照商务礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，对拟参展的单位发出正式的邀请或召集。
邀请或召集参展单位的主要方式有刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会等。不管是釆用其中的哪一种方式，均须同时将展览会的宗旨、展出的主要项目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用等，一并如实地告之参展单位，以便对方据此加以定夺。
对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。切勿良莠不分，来者不拒。
当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时地用专函进行通知，令被批准的参展单位尽早做准备。
2.宣传展览内容
为了引起社会各界对展览会的重视，并且尽量地扩大其影响，主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传的重点，应当是展览的内容，即展览会上的展示陈列之物。
对展览内容进行宣传，主要釆取下述几种方式：
（1）举办新闻发布会。
（2）邀请新闻界人士到场进行参观釆访。
⑶发表有关展览会的新闻稿。
（4）公开刊发广告。
（5）张贴有关展览会的宣传画。
（6）在展览会现场散发宣传性材料和纪念品。
（7）在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅。
（8）利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。
以上八种方式，可以只择其一，亦可多种同时并用。
为了搞好宣传工作，在举办大型展览会时，主办单位应专门成立对外进行宣传的组织机构。其正式名称，可以叫新闻组，也可以叫宣传办公室。
3.分配展示位置
对展览会的组织者来讲，展览现场的规划与布置，通常是其重要职责之一。在布置展览现场时，基本的要求是：展示陈列的各种展品要围绕既定的主题，进行互为衬托的合理组合与搭配。要在整体上显得井然有序、浑然一体。
展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展单位关于展位的合理要求。
展览会的组织者可依照展览会的惯例，合理分配展位。展位合理的分配方法有：
（1）对展位进行竞拍。由组织者根据展位的不同，制定不同的收费标准，然后组织一场拍卖会，由参展者在会上自由进行角逐，由出价高者拥有自己中意的展位。
⑵对展位进行投标。即由参展单位依照组织者所公告的招标标准和具体条件，自行报价，并据此填标单，而由组织者按照“就高不就低“的常规，将展位分配给报价高者。
⑶对展位进行抽签。即将展位编号，然后将号码写在纸签之上，由参展单位的代表在公证人员的监督之下，每人各取一个，以此来确定其各自的具体展位。
（4）按“先来后到”分配。即以参展单位正式报名的先后为序，谁先报名，谁便有权优先选择自己所看中的展位。
不管采用上述何种方法，组织者均须事先将其广而告之，以便参展单位早做准备。
4.安全保卫的事项
（1）在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。此外，组织者还需主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，求得其理解、支持与配合。
（2）举办规模较大的展览会时，最好从合法的保卫公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。
（3）为了预防天灾人祸等不测事件的发生，应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保，以便利用社会的力量为自己分忧。
⑷在展览会入口处或展览会的门券上，应将参观的具体注意事项正式成文列出，使观众心中有数，以减少纠葛。
（5）按照常规，有关安全保卫的事项，必要时最好由有关各方正式签订合约或协议，并且经过公证。这样一来，万一出了事情，大家就好“亲兄弟，明算账”了。
5.辅助的腰务项目
主办单位作为展览会的组织者，有义务为参展单位提供一切必要的辅助性服务项目。由展览会的组织者为参展单位提供的各项辅助性服务项目，最好有言在先，并且对有关费用的支付进行详尽的说明。
