发布会又称新闻发布会，是特定的社会组织为了宣布某项重要消息，把有关新闻机构的记者召集在一起，进行信息发布的一种炀形式的会议。
筹备新闻发布会，要做的准备工作甚多。其中最重要的是做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等几项具体工作。
1.确定主题
决定召开一次新闻发布会之后，即应首先确定其主题。新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。
一般而言，新闻发布会的主题大致上有三类：一是发布某一消息；二是说明某一活动；三是解释某一事件。
具体而言，本组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日、经营方针发生改变或是推出新举措、新产品、新技术或者新警面世，组织的首脑或高级管理人员发生变动，组织遭遇重大事故，组织龜到社会的误解或者批评等，都是新闻发布会的常规主题。
2,时空选择
新闻发布会的时空选择，通常是指其时间与地点的选择。对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难以奏效。
(1)时间的选择。一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间，应当限制在两个小时以内。通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，是在周一至周四的上午10点至12点，或是下午的3点至5点左右。
具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，还须谨记以下四个方面的细节问题：要避开节日与假日；要避开本地的重大社会活动；要避开其他单位的新闻发布会；要避开与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。
（2）地点的选择。新闻发布会的举行地点，除可以考虑本单位、本部门所在地，活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，均可酌情考虑。
3.人员的安排
在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心做好有关人员的安排。与其他会议不同的是，新闻发布会的主持人、发言人选择的是否得当，往往直接关系到会议的成败。因此，安排新闻发布会的人员，首先就要选好主持人与发言入。
（1）主持人的选择。按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。
基本条件：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，善于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。
（2）发言人的选择。在一般情况下，新闻发布会的发言人是会议的主角，因此他通常应由本单位的主要负责人担任。
基本条件：除了在社会上口碑较好，与新闻界关系较为融洽之外，还应蟬识渊博，思维敏捷，记忆力强，善解人意，能言善辩，彬彬有礼等。
（3）接待人员的选择。除了要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。
基本条件：最好是由品行良好、相貌端正、善于交际的年轻女性担任。
为了宾主两便，主办单位所有的正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡，其内容包括姓名、单位、部门与
职务
4.准备材料
在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下四个方面的主要材料：
（1）发言提纲。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。
（2）问観1纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并预备好答案，以便使发言人心中有数，必要时予以参考。
（3）宣传提纲。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，主办单位可事先精心准备好_份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。若单位有网站，同时还可列出本单位的网址。
⑷辅助材料。假如条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，如图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片等，供与会者利用。
