办公场所的设备经常供办公室人员共用,办公设备的使用有基本的礼仪规则，商务人员应注意遵守。
1.使用办公设备的基本规则
（1）学会正确使用设备。如果不会用就不要乱动，否则将会给别人带来不便。
（2）如果与人共用，要依序排队。
⑶如果设备坏了，可以尝试自己修或者找人来修。
（4）借东西应及时归还并且保持原样。
⑸不要拿走、借出或偷看不是自己的东酉。
（6）使用完后，要保证环境和设备干净整洁，以便他人继续使用。
2.计算机使用礼仪
在公司的办公室中，基本上都配备了电脑。许多工作已离不开电脑。在办公室，商务人员如果单独使用或与人共用一台电脑，应遵循以下规则：
（1）学会正确地使用电脑。不要让电脑因你的错误操作遭受损失，如丢失文件等。
⑵与他人共用电脑时，要协调好电脑的使用时间，应根据任务量的轻重缓急区别对待。
⑶给打印机装满纸，换好色带，补足空白软盘。
（4）简易的故障，可以自己修理。不能修理时，应找有关修理人员来。
（5）未经允许，不要使用别人的磁盘或登录密码，不要偷看别人的文件。注意机密文件的保密。
（6）清理好自己的文件，及时更改自己的磁盘标签。这样可以提高工作效率。
（7）不要在工作时间玩电脑游戏。
3.打印机使用礼仪
在使用复印机时，商务人员应注意以下几点：
（1）一般说来，先到者先用。如果两个人同时到达，复印量少的人先用。
（2）完成一项巨大的复印工作后，应检査复印纸，如有必要应予补充。
⑶不要用复印机复印私人文件，除非使用自己的纸，还要趁休息时复印，而且应确认这种做法是符合办公室的规定的。
⑷进行必要的维护。如果不知道怎样处理，应请别人来帮忙。不要把问题留给下一个使用者。
⑸用完后不要忘记重新设置复印机，一般设置尺寸为A4型。
4.收发传真的礼仪
收发传真时，商务人士应注意以下几点：
（1）选择好发传真的时间，以有利于工作为原则。
（2）当接收方的传真设备为多人共用时，应事先电话告之收件人。未经对方同意不能擅自发传真，否则是无礼的表现。
（3）使用有本公司名称的公文纸，在第一页前加传真封面，列出收件人姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称，发送人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门名称以及传送文件页数等信息，还应包括发送的时间和日期，是不是急件等。
（4）如果你发传真时，发现已有一份传真，应将它放在收件箱或交给本人，不要随便乱翻。
⑸及时更换色带，加满纸。如维修时，可以找有关人员。
