迎客和送客是外事接待工作的两个重要环节，在整个涉外活动中占有极其重要的位置。f精心安排的欢迎仪式，能使来宾对被访国产生良好的第一印象；一个周到圆满的欢送仪式，会给来宾留下美好而难忘的回忆。因此，热情迎送，善始善终，使来宾高兴而来，满意而归,就显得尤为重要。在国际交往中，对外国来访的客人，常常视其身份、访问性质和目的以及两国之间的关系等因素，安排相应的迎送活动。
1.迎送的安排
正式迎送来访者之前，首先要有一个对迎送活动的周密安排。一般来说，迎送活动分两种档次：
（1）隆重迎送。这主要适用于外国国家元首、政府首脑的正式访问。对军方领导人的访问，也举行一定的欢迎仪式。
（2）一般迎送。这适用于一般人员的访问。对一般代表团和人员的访问，一般不举行迎送仪式。当然，对应邀前来的访问者，不管是官方人士、专业代表团，抑或是民间团体、知名人士，在他们抵离时，均应安排相应的人员前往迎送。
对长期在本国工作的外国人士、外交使节或专家，当他们到任或离任时，各国有关方面亦应安排相应人员迎送。
2.定迎送规格
对来宾的迎送规格，通常主要依据来访者的身份，访问性质和目的，适当考虑两国关系，同时要注意国际惯例。
确定迎送规格，主要是确定哪一级人员出面迎接。这是接待来宾的_个礼遇规格，应根据主管部门接待要求来办。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当，但由于各种原因不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人士或副职出面。总之，主人身份与客人的身份不能相差太大，以同客人对口、对等为宜，以示对客人的尊重。当事人不能出面时，无论作何
种处理，应从礼貌出发，向对方作出解释。特殊情况下，为两国的外交关系或政治需要，可打破常规，安排较大的迎送场面，给予较高的礼遇，但要避免产生不必要的误会，以免造成厚此薄彼的印象。
3.掌抵达和高开时闿
为顺利迎送客人，迎送人员必须准确掌握来宾乘坐的飞机（火车、船舶）的抵离时间。如有变化，应及时吿知。由于天气变化等意外原因，飞机、火车、船舶可能不准时，迎接人员应在客人抵达之前到机场、车站或码头,不能出现让客人等候的现象。送行人员应在客人起程之前到达，如有欢送仪式，应在仪此前到达。
4.互相介
客人与迎接人员见面时，应互相介绍。通常先将主人介绍给来宾，职位从高至低，可由礼宾交际工作人员、接待翻译或迎接人员中职位最高者介绍。有时也可作自我介绍。
5.注童称呼
各国各民族的语言、风俗习惯不同，称呼与姓名也就均有不同。在社交场合，称呼和姓名很有讲究，如果弄错了，容易闹笑话，有的甚至会引剛方的反感和误会。.
（1）在国际交往中，对成年男子不论婚否，一般均称先生；对已婚女子称夫人，未婚女子统称小姐；不了解其婚姻状况的女子可称小姐或女±o这些称呼均可冠以姓名、姓氏、职称、军衔等。如“威廉•泰勒先生”、“校长先生”、“少校先生”、“戴维斯，小姐”、“秘书小姐”等。以“夫人”称呼妇女时，可以用其丈夫的姓名，如“约翰•史密斯夫人”。如以女士称呼时，一般用妇女本人的姓名。
（2）对部长级以上或地位高的人，称“阁下”、职衔或先生。如“部长阁下”、“大使先生阁下”等。对有地位的女士可称夫人，对有高级官衔的妇女，也可称“阁下”。但在美国、墨西哥、德国等地没有称“阁下”的习惯，因此在这些国家可称先生。
⑶对医生、教授、法官、律师以及有博士学位的人，可称呼他们的职务，同时加上姓氏，也可加先生。如“査理教授”、“法官先生”、“律师先生”、“桑尼博士先生”、“卡特医生”等。
（4）在社会主义国家及有些民族主义国家，人们习惯上以“同志”相称。在资本主义国家，共产党人之间也互称“同志”。前面可加上姓名或职衔，如“某某同志”、“医生同志”、“主任同志”等。
6.迎送中的陪车
迎送车辆都应事先安排好，不可临阵调遣，给人以仓促之感。客人抵达或迎送仪式结束后，从抵达地到住处，以及访问结束后由住处前往机场、车站或码头，一般都应安排迎送人员陪同乘车。陪车时，应请宾客坐在主人右侧。上车时，客人要从右侧门上车，主人从左侧门上车。如果客人已先上车并坐在了主人位置上，则不宜再请客人挪换座位。
