以某企业考核供应商的程序为例,供应商评估考核程序主要有以下几点。
(一) 供应商的资料收集及初评
(1) 采购部经理开发且收集具有合作潜力的厂商的相关资料,并记录于《厂商资料卡》里。
(2) 由相关评估人员根据《厂商资料卡》之内容评估其加工或接单能力,并参考以往业绩及业界风范等判定是否可列为开发或交易对象,不合格者予以淘汰。
(二) 送样及试作订单
经初评合格后,由采购部经理通知供应商送样或开列试作《订购单》呈经理核准后,通知送样或试样,以利确定其接单能力,同时知会TQC主管。
(三) 品质认证
(1) 试作加工后产品均由TQC按《进货检验与试验控制程序》及《来料检验规范》之规定进一步确认产品品质,并做成记录。
(2) 无形劳务由需求部门主管确认。
(3) 品质不合格者由TQC部门通知采购部,再通知供应商送样,重新确认其品质,若仍不合格者予以淘汰。
(四) 品质保证能力及生产能力鉴定
样品确认合格后,由采购评估小组到供应商生产工厂进行现场调查其品质保证能力,并记录于《供应商评估表》上,同时对其生产能力进行调查,并记录于《生产能力调查表》中,以利确定其接单能力。
(五) 询议价
评估人员征询供应商之报价,采购部经理同时搜集有关同类产品价格资料,进行比价。有条件者可对供应商产品进行估价,掌握了一定资料后,由采购评估小组召集供应商进行议价,使企业接受的是一个较合理的产品价格。
(六) 签订采购协议
评估及价格合理者,由采购部经理与供应商拟定《采购协议书》,再由经理签名。
(七) 登录列管
经供应商评估小组评估合格者,由副总核准并列人合格供应商名单。
(八) 供应商的供货考核与定期复核
(1) 所有合格供应商每半年复核一次,复核时应由采购部经理填写《供应商考核表》会同采购评估小组进行价格、品质、交期、交量及配合度之考核,且评定等级呈副总核定。
(2) 经核定评定不合格者应由评估人员决定暂停或减少外包数量,并通知该供应商进行改善,或由公司派人进行辅导。
(3) 采购部门人员追踪评估供应商改善成效,成效不佳者视情况要求该供应商于展延期内改善,否则予以淘汰。
(4) 复核合格者,可继续登录于合格供应商名册内。
(九)记录维护
复核或评估供应商之记录均由采购经办部门按《品质记录控制程序》之规定加以保存与维护。
在供应商的评估考核程序中,涉及的一些支持性的文件,主要有:来料检验规范、采购协议书、厂商资料卡、供应商评估表、生产能力调查表、供应商考核表、合格供应商名册等。