在商务交往中，普普通通的接电话，实际上是为通话者所在单位、逋话者本人绘制了一幅给人以深刻印象的电话形象。
所谓电话形象，即人们在通电话的整个过程中的语言、声调、内容、
表情及时间感的集合。它能够真实地体现出个人素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。
与日常会话和书信联络相比，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等较为突出的特点。接打电话的即时性、经常性、简捷性、双向性的特点不难理解，而礼仪性特点却有必要详细说明。
电话的礼仪性特点，直接与前面提到过的“电话形象“密切相关。它是指不论是打电话还是接电话，都必须以礼待人，克己而敬人。假如在使用电话的过程中不注意讲究礼貌，失敬于入，无形之中将会使自己的人际关系受到损害。
在商务活动中，无论是拨打电话还是接听电话，商务人员应该遵循以下基本礼仪。
1.语言要文明
在通话时，发话人不能使用"脏、乱、差”的语言。每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。在预备放下话筒时，应先向对方道一声“再见”，或是“早安”、“晚安”。要是少了这句礼貌用语，就会使终止通话显得有些突如其来，并让自己的“待人以礼”有始无终。
2.态度要谦和
发话人在通话时，除语言要“达标”之外，在态度方面也不可粗枝大叶。在通话中，对于职位低的人，不要厉声呵斥，态度粗暴无理；对于领导,也大可不必低三下四、阿谀奉承。
一旦自己拨错了电话，切记要对无端被打扰的对方道歉，说声“对不起”，不要连个“回音”都不给，就把电话挂断了事。挂断电话时，应双手轻放，不要末了再给对方的听觉以“致命一击”。
3.内容要简洁
在逋话过程中，最忌讳发话人讲话吞吞吐吐，含混不清，东拉西扯。至于一相情愿地逼着通话对象和自己共熬“电话粥”，或者故弄玄虚，在电话上玩“捉迷藏”、“猜来猜去“的，则更会令人生厌。
所以，在通话中，发话人讲话要务实、开宗明义、直言主题，少讲或不讲空话，不顺话，绝不节外生枝、无话找话、短话长说。
4.举止要文明
发话人在通话时，在举止方面，应对自己有所要求。尤其是当众接打电话时，对这一点更是不能掉以轻心。比如，一个主管并非担任高级职务，礼貌起见，应该自己拨电话,不宜过多依赖秘书。_个年轻的主管，请秘书打电话给上层领导或老领导，就犯了不敬的错误。
在接打电话时，无论如何，都不要在通话时把话筒夹在脖子下，抱着电话机随意走动，或是趴着、仰着、坐在桌角上，或是高架双腿与人通话。拨号时，不要以笔代手。在讲话时，嘴部与话筒之间应保持3厘米左右的距离。这样的话，就不会使对方因话音过高或过低而感到“难过”。在接打电话时，边说话边吃东西，也是不礼貌的。
终止通话，放下话筒时，应轻轻一搁，不要随便一扔。更不能摔打话筒、话机。
通话中途终止时，或连续拨号对方一再占线时，要表现出应有的耐心。不要骂骂咧咧，或是釆取粗暴的举动，甚至拿电话机撤气。
